Electronic Journal Publishing: A Reader
Version 2.0
Published by INASP, 2001
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1.2 COMENZANDO LA PUBLICACIÓN DE
REVISTAS ELECTRÓNICAS
SALLY MORRIS
Publicar una revista electrónica puede parecer muy interesante. Existe
un sinnúmero de buenas razones para hacerlo, pero también se presentan
desventajas. Antes que se comprometa usted y su organización en el esfuerzo y
gastos involucrados, es recomendable analizar cuidadosamente tanto las ventajas
como desventajas. Al final la decisión dependerá de sus objetivos principales,
por ello es importante tener claro en primer lugar el por qué se está
publicando, o planificando publicar, y qué información desea dar a conocer y a
quiénes.
Este ensayo proporciona un resúmen valioso acerca de todos los temas que
usted debe tener en consideración y también incluye referencias que lo llevarán
a una gran cantidad de información y detalles en cada aspecto.
¿Por qué realizar publicaciones electrónicas?
Publicar una revista electrónica puede parecer muy interesante. Existe
un sinnúmero de buenas razones para hacerlo, pero también se presentan
desventajas. Antes que usted y su organización se comprometan al esfuerzo y
gastos involucrados, es razonable estudiar cuidadosamente tanto las ventajas
como las desventajas. Al final, la decisión dependerá de los objetivos
principales, por ello es importante tener claro el por qué se está publicando o
planificando publicar y qué información se desea dar a conocer y a quiénes.
Generalmente, se considera que las publicaciones electrónicas tienen 4
grandes ventajas sobre las impresas: Cobertura internacional, velocidad,
capacidades adicionales y bajo costo. Todo esto es verdad hasta cierto punto.
Cobertura internacional. Es efectivo
que los lectores de todo el mundo pueden teóricamente acceder y leer su revista
(siempre que cuenten con el equipo necesario; y en el caso de revistas en línea,
conexiones a Internet); no es necesario disponer de copias impresas para ser
enviadas a distintas partes del planeta, lo que puede resultar costoso y lento.
Aún así, la pregunta real es si la gente accederá primeramente a su
publicación. Para hacerlo, ellos deberán saber de su existencia (y, para
revistas en línea, su dirección en el Web). A menos que tenga promoción
internacional para su revista, la disponibilidad electrónica no necesariamente
marcará una diferencia para los lectores.
Velocidad de publicación. Tan pronto
un artículo esté listo para su publicación, puede ser publicado; no es
necesario esperar que esté impreso y empastado. En cuanto es publicado queda
disponible para los lectores; no necesita esperar que llegue por correo. Más
aún, no es necesario esperar a tener cierto número de artículos para
confeccionar una revista impresa. Puede, si así lo quiere, publicar artículos
individualmente tan pronto estén listos (o incluso el artículo aceptado lo
puede publicar en una forma que no esté completamente editada). Estos ahorros
de tiempo pueden ser muy útiles para los autores, particularmente por la
rapidez en el avance de ciertos temas, como en las ciencias, donde la prioridad
de la publicación es extremadamente importante.
Sin embargo, muchos de los procesos importantes de la publicación pueden
ser lentos si se desea producir una publicación de calidad. Si es una revista
de investigación, aún así requerirá de una evaluación por pares, lo cual junto
con las subsecuentes revisiones generalmente es lo que más tiempo demanda entre
el envío de un artículo y su eventual publicación. A pesar de ello, el despacho
de los manuscritos a los evaluadores, y los comentarios de éstos a la oficina
editorial, se pueden realizar instantáneamente por medios electrónicos1,
pero la lectura, análisis y reporte tomarán exactamente el mismo tiempo.
Igualmente, los procesos editoriales son importantes si se desea que los
artículos publicados sean consistentes, precisamente expresados, y claramente
entendidos. Una buena edición también hace fácil para los lectores encontrar el
camino a las revistas y a los artículos individuales. Si desea hacer una
revista electrónica útil e interesante que una impresa, se requerirá trabajo
adicional, como por ejemplo para agregar vínculos, material suplementario o
características `no imprimibles' como imágenes en movimientos o animaciones. No
es de ayuda para la comunidad científica si los editores no se toman el tiempo
y esfuerzo necesarios para una edición cuidadosa. Esto puede, de hecho, ser un
`cuello de botella' que evita publicar más artículos; a menos que pueda
incrementar sus recursos editoriales, no podrá editar más de cierto número de
artículos, sin dañar la calidad.
Capacidades adicionales. De todas
las capacidades posibles con las revistas electrónicas, los vínculos – la
posibilidad de ir directamente desde una cita en un artículo al artículo al
cual se refiere- es la más valorada por autores y lectores2,3 .Ver
más abajo sección Vínculos para más detalles.
La publicación electrónica también hace posible incluir material que no
se podría mostrar en una revista impresa, ya sea por razones de espacio o
porque el material es difícil, costoso o imposible de imprimir. Los artículos
de investigación pueden ir acompañados de los datos desde los cuales se
obtuvieron los resultados –preferentemente en una forma en que los lectores
puedan manipularlos por si mismos, por ejemplo, para comparar con su propia
información o la de otros. Las ilustraciones a color pueden estar prohibidas económicamente
en una revista impresa, pero no presentan este problema en una electrónica.
Imágenes en movimiento, sonidos o animación también pueden ser
incluidos, a pesar que en la actualidad muy pocos autores proporcionan este
tipo de elementos. También necesitará considerar si los lectores (así como los
evaluadores) tienen los software necesarios para utilizar este material
adicional. Los archivos no textuales también presentarán nuevos desafíos a la
oficina editorial en el trabajo de revisar y, si es necesario, corregir este
material.
Sin embargo, cabe destacar que en un estudio reciente los encuestados
otorgaron un gran valor a los vínculos, en cambio todas las otras posibilidades
adicionales recibieron una valoración bastante menor, lo que quizás haga que no
sea necesario dedicar demasiado tiempo y dinero en estas.
Costos reducidos. Si decide no optar por la
versión impresa, ahorrará los costos que implica la impresión y entrega de las
copias en papel. No obstante, por el bajo número de copias impresas que
requiere una típica revista académica, los importes de impresión y entrega
representan una pequeña proporción de los costos totales, mientras que los
costos de todo el trabajo de la editorial y la `primera copia' se mantienen.
También tendrá nuevos costos asociados con las publicaciones electrónicas –esto
será analizado con mayor detalle posteriormente. Los costos de manejo de datos
y administración generalmente aumentan. Tenopir y King4,5 estiman,
según estadísticas a las cuales han llegado, que el ahorro total de una revista
de 500 suscritos no es mayor que el 4%, aunque pudiera llegar al 25% si se
tiene la suerte de tener 5000 suscriptores. Sin embargo, reconocen que en estos
gastos no estaban considerados los costos relativos a los computadores, que aumentan
para revistas de mayor circulación. Halliday y Oppenheim4,5 han
estimado con bastante detalle los costos implícitos, que no disminuyen con la
versión electrónica, en contraposición a la publicación impresa; también
trataron de estimar los nuevos costos adicionales de una publicación
electrónica8,9.
Si decide ofrecer tanto la versión impresa como la electrónica, los
ahorros de la impresión y distribución por supuesto serán menores, pero los
nuevos costos, relativos a la versión electrónica se mantendrán. Tenopir y King4
estiman que que en general, los costos pueden incrementarse aproximadamente en
un 20%. Esto constituye una opción costosa, a pesar que muchos editores han
encontrado que sus lectores están renuentes a estar sin copias impresas, y se
han visto forzados a tomar esta ruta, al menos por un corto tiempo.
Lo que realmente parece suceder, cuando los lectores utilizan una
revista electrónica, es que imprimen los artículos que desean leer, para poder
llevarlos consigo, realizar anotaciones en ellos y posiblemente archivarlos2.
Leer un artículo completo desde la pantalla es algo con lo que la mayoría de
los lectores actuales no están muy cómodos – a pesar que generaciones más
jovenes podrían estar más acostumbradas a leer desde la pantalla del computador
y pudiesen comportarse de una manera diferente en el futuro. En cierto modo se
están simplemente traspasando los costos de impresión del editor al lector.
Los costos de administración de una versión electrónica son
considerablemente menores si usted es capaz de hacer su revista disponible para
todos, libre de costo. Esto quiere decir que no tendrá que tener un sistema que
revise la identidad de cada persona que intente acceder a su sitio y que
responda de diferentes maneras, dependiendo si el sistema reconoce o no al
suscriptor. Este sistema es complicado y costoso, no sólo en su creación, sino
también en su mantención; vea las secciones posteriores: `Sistema' de
revistas Electrónicas, en Administración de suscripciones y servicio al
cliente, y en Cuáles son los modelos económicos para recuperar algunos o
todos los gastos?
Comodidad. Una de las grandes ventajas para el
usuario es que puede acceder al contenido de la revista desde su computador –
incluso, si tiene suerte, desde el propio escritorio. No necesita ir a una
biblioteca, y arriesgarse a que alguien esté utilizando la revista que buscaba.
Se puede acceder a la revista en cualquier momento y no solamente durante las
horas de atención de la biblioteca. En una encuesta reciente de la ALPSP2
la comodidad fué la característica más valorada de las revistas electrónicas.
Búsqueda. Otro de los beneficios
importantes de una revista electrónica es que facilita notablemente la búsqueda
de artículos para los lectores. Esto es así si usted organiza su sistema de
manera tal que los usuarios puedan buscar palabras o frases en particular. Aún
si esto no es posible con su sistema, es muy rápido y fácil para los lectores
buscar en las tablas de contenido de las revistas anteriores, por ejemplo, un
artículo que sólo recuerdan vagamente. ÁEsto es mucho más fácil que buscar en
cada una de las revistas en las estanterías de la biblioteca! Dependiendo de la
sofisticación de su sistema, también podría ser posible que los lectores vayan
directamente a una sección particular de la revista (como por ejemplo,
revisiones de libros), o incluso a una sección específica de un artículo (como
`Materiales y Métodos' o `Resultados').
Vínculos. Una de las características más
atractivas tanto para autores como para lectores2 es la capacidad de
incluir hipervínculos entre el material de la revista, ya sea en su propia
publicación(es) – como vínculos desde la tabla de contenido a los artículos
individuales- o a otras publicaciones - como vínculos a artículos citados en la
lista de referencias. Vincular se ha hecho posible gracias a vías secundarias
de resúmenes e indexación a bases de datos como MedLine; como mínimo, usted
debe poder vincular al resumen del artículo citado, y dependiendo de la
política del otro editor, sus lectores pueden entonces seguir el vínculo al
texto completo si así lo desean. Avances como el de Digital Object Identifier
(DOI)10,11,12,13 están diseñados específicamente para hacer esto más
fácil . Un proyecto colaborativo llamado CrossRef14 utiliza la
tecnología DOI para operar un sistema de vínculos manejables y consistentes
entre citaciones y los artículos citados en revistas electrónicas; la
participación es gratis para un editor que poVer sólo unas pocas revistas.
Archivar. Este es otro tópico que requiere de
un análisis cuidadoso; ya que es una preocupación para los editores y las
bibliotecas de todo el mundo. Las revistas impresas son relativamente fáciles
de almacenar, aunque ocupen espacio y se puedan deteriorar con el tiempo,
especialmente si no es posible guardarlas en condiciones ideales. Aún más, una
biblioteca que se ha suscrito a una revista en el pasado siempre tendrá las
copias a las cuales se suscribió, aunque un día se cancele dicha suscripción.
Lo mismo no ocurre con las publicaciones electrónicas15,16.
No existe una manera fácil de archivar una revista electrónica, particularmente
una entregada en línea. Aunque las bibliotecas realicen copias de respaldo,
éstas pueden requerir de actualizaciones en el tiempo, a medida que la
tecnología cambia. Vínculos a otros sitios – una de las características más
atractivas de una revista en línea- puede llegar a ser no atractiva debido a la
no permanencia de las direcciones World Wide Web (URLs).
En algunos países, las bibliotecas nacionales están buscando una manera
para mantener tal archivo, pero aún no han resuelto todos los problemas.
Cualquier forma de depósito de revistas electrónicas (por ejemplo, en
bibliotecas nacionales) no será de utilidad a menos que se cuente con los
software necesarios para recuperar el contenido. Si usted decide publicar una
revista en formato sólo electrónico, debe considerar cuidadosamente cómo
resolver este problema, de lo contrario, existe un peligro real que el material
que publica no esté disponible para los futuros científicos. La versión en
papel, por supuesto, entrega una solución. Un proyecto interesante que se
preocupa por la forma de archivar artículos de revistas es J-Stor17,18,19,20,21,22.
Se están llevando a cabo diferentes estudios en varios países para
explorar los requerimientos de un depósito legal de material electrónico (por
ejemplo, en bibliotecas nacionales) del mismo modo en que normalmente se
necesita para revistas impresas. Además de trabajar en el cómo preservar este
material adecuadamente para la perpetuidad, preguntas relativas al acceso
también deben ser incluidas para proteger el negocio de los editores
depositarios23,24.
Es importante considerar en la elaboración de una licencia (ver más
adelante sección Consideraciones para otorgar licencias) cual será el enfoque
que usted adoptará, con la finalidad de otorgar acceso al material en caso que
el cliente desee discontinuar la suscripción. Los bibliotecarios están ansiosos
de poder garantizar que, del mismo modo como ocurre con el material impreso, se
podrá continuar con el derecho al acceso al material electrónico al cual se
suscribió. Sin embargo, no todos los editores pueden desear (o ser capaces
dentro del sistema) de continuar con el acceso a material previo aún cuando la
biblioteca no continúe con la suscripción. Una alternativa es proporcionar
archivos electrónicos (posiblemente en CD-ROM) al cliente cuando se discontinúe
la suscripción.
Una alternativa más radical, sin embargo, es dejar sin restricciones de
acceso a los números antiguos. La iniciativa Public Library of Science25
instó a autores y editores sólo a trabajar con revistas que dejaban libremente
disponibles los números antiguos en un tipo particular de archivo 6 meses
después de la publicación. En parte, como un resultado indirecto de esta
iniciativa un número creciente de editores26 están dejando ahora los
números antiguos libremente disponibles, aunque generalmente en su propio
sitio; el intervalo entre la publicación inicial y el acceso libre varía entre
6 meses y 3 años de acuerdo al patrón de uso del material antiguo en las
diferentes disciplinas (y por supuesto de acuerdo a los requerimientos de cada
editorial para la recuperación de costos).
Alternativas para revistas formales. En ciertas
disciplinas los investigadores están acostumbrados a distribuir su trabajo
informalmente antes de una publicación, en forma de pre impreso. Lo cual por
supuesto es mucho más fácil de realizar en forma electrónica (por ejemplo vía
e-mail) que de manera impresa. El medio electrónico también hace mucho más
factible el almacenaje de estos pre impresos en una base de datos navegable (a
menudo institucional) Una base de datos de pre impresos está muy bien
establecida en física y disciplinas relacionadas27. Además, algunos
escritores están ahora impulsando que los autores archiven la versión final
publicada de sus artículos en bases de datos públicamente accequibles (a veces
conocidas como bases de datos de pre impresos); esto es un enfoque más aceptable
en temas como la medicina o las ciencias de la vida, donde el material no
referenciado pudiera ser más problemático 28,29 . Se está
desarrollando softwares para facilitar la búsqueda simultánea de manuscritos en
más de una base de datos de pre impresos30.
El problema con esto es que se podría debilitar la existencia de
revistas en las cuales los artículos se publicaron originalmente, pues
artículos individuales esttarían disponibles gratuitamente para quien los
requiera. Por supuesto, en la forma de pre impresos los artículos no han tenido
el beneficio de la revisión por pares, ni del mejoramiento que puede ser
introducido por una buena edición.
Aún más importante es quizás, el hecho que no tengan la valiosa
`etiquetación' que viene de la inclusión en una revista reconocida; esto
habilita al lector potencial a tener una inmediata idea no sólo de la calidad,
sino también del tema y de la línea editorial. Sin embargo, los archivos de pre
impresos no presentan estas desventajas y podrían efectivamente amenazar la
sobrevivencia de revistas a no ser que se encuentre una vía alternativa para la
recuperación de los costos de la revista.
Algunos escritores31,32 creen que la revisión por pares y los
procesos asociados deberían ser pagados por los autores (o sus fuentes de
financiamiento) para que las versiones evaluadas y editadas del artículo puedan
quedar disponibles de forma gratuita, aunque otros4 reconocen que
puede ser difícil para el editor obtener ganancias de esto. Esto es más difícil
para investigadores en el área de las humanidades, donde el financiamiento para
la investigación es limitado en comparación con las ciencias. También es más
difícil para autores de países menos prósperos (efectivamente muchas de las
revistas que no recuperan sus gastos en esta manera no traspasan los costos los
autores). Una alternativa recientemente lanzada33 que se ve
promisoria es solicitar a las instituciones que paguen, no por la suscripción a
las revistas, pero que dejen libremente disponibles toda la producción de sus
investigadores en revistas de `'acceso libre'. Algunos editores35
están también experimentando con permitir el acceso libre a los artículos, pero
cobrando por los servicios relacionados, como por ejemplo las evaluaciones.
Obviamente resulta esencial tener un modelo económico viable para la
recuperación de los gastos (o subsidio) antes de comprometerse con una revista
de acceso libre. Sin embargo, los beneficios al acceso libre a subsidios son
tan evidentes que la Open Society Institute recientemente ha lanzado una
iniciativa de 3 años para apoyar económicamente el desarrollo de nuevos modelos
económicos y la creación (o conversión) de revistas de acceso libre 34.
Incertezas. La publicación electrónica aumenta
considerablemente el número de nuevas preguntas: ¿Cómo se cita una referencia
en una revista sólo electrónica o en una base de datos de pre impresos?, ¿Qué
fecha dar a un artículo que ha sido previamente publicado en línea antes que la
versión impresa esté disponible? Existen más temas fundamentales también acerca
de cómo considerar una `publicación', en un ambiente donde potencialmente los
documentos se actualizan de manera continua. Todas estas son preguntas
difíciles y hasta ahora sin respuesta.
Si usted decide hacerlo, ¿qué decisiones debe tomar?
Si llega a la conclusión que una publicación electrónica es el curso de
acción correcto para su revista, hay un número de decisiones sobre las cuales
deberá pensar.
¿Sitio web de revista, tablas de contenido o texto
completo? Con la finalidad que su revista o revistas tengan presencia en línea,
usted deberá crear un sitio web (en realidad los sitios web de la editorial
constituyen una herramienta poderosa de marketing, aún cuando la versión en
línea de los contenidos no se encuentre disponible). Este debería contener
infomación acerca de la revista – cobertura, editor (es)
y miembro del comité editorial, como suscribirse y como enviar un artículo; una
imagen de la tapa de la revista podría ser de utilidad. El sitio web de la
revista también sería el punto de acceso al contenido de ésta en caso que
estuviera disponible en línea.
No tiene que hacer electrónicos los contenidos completos de la revista.
Existe un valor considerable en el poner a disposición sólo las tablas de
contenido, y posiblemente también incluir únicamente los resúmenes de los
artículos; esto puede realizarse antes que la versión impresa esté disponible.
Esto dará a los lectores la ventaja de poder buscar rápida y fácilmente los
artículos de su interés. Si decide, inicialmente al menos, sólo proveer las
tablas de contenido en formato electrónico, no será necesario pensar en cobrar
por el acceso ni restringirlo a los suscriptores. Puede ser buena publicidad
para su revista, y para sus autores, publicitar las listas de contenido de cada
nuevo número tan amplia y rápidamente como sea posible.
También puede considerar el ofrecer a sus lectores un servicio donde
envía por correo electrónico las tablas de contenido en detalle para el nuevo
número. Esto es posible si el texto está disponible completo o no en la versión
en línea. Si ofrece este servicio a los no-suscritos tanto como a los
suscritos, podrá identificar a las personas que pueden estar interesadas en
suscribirse en un futuro.
Todos los artículos o sólo algunos. No es
necesario que el contenido completo de la revista esté disponible
electrónicamente. Puede decidir ofrecer sólo artículos de investigación, e
incluir otro material (editoriales, revisiones de libros, noticias, calendarios
de eventos, correspondencia) sólo en la versión impresa. O si decide hacer
primordialmente de la versión electrónica una forma de publicidad para la
revista impresa, puede optar por entregar artículos seleccionados, o un número
de muestra, para ilustrar la calidad y variedad de la cobertura de la revista.
Artículo por artículo o revista por revista. Si decide
publicar la revista completa en línea, tiene la posibilidad de publicar
artículos individuales tan pronto estén listos, en vez de esperar a completar
el número de la revista. Claro que algunos editores están liberando artículos
en su formato de pre impresión25. La publicación de un artículo tan
rápido como sea posible puede ser muy útil para el autor, particularmente en
disciplinas científicas que avanzan rápidamente y donde la prioridad es muy
importante. A pesar de ello no es necesariamente una ayuda para los lectores,
quienes pueden considerar más conveniente la entrega (ya sea electrónicamente o
en papel) de la colección de artículos empaquetados en un número de la revista26.
Con la publicación artículo por artículo también se presentan algunas
dificultades: ¿Cuál es la fecha oficial de publicación si la versión
electrónica está disponible antes que la impresa?, ¿Cómo distinguir las
versiones de pre publicación, si no son completamente iguales a las versiones
publicadas? y ¿Cómo realizar los cálculos financieros internos- cuando las
ganancias de rentas de las suscripciones pre pagadas son por publicación?
El sistema de la revista electrónica, en
contraposición a sólo amontonar archivos. Es perfectamente posible
crear un sitio Web que únicamente contenga archivos electrónicos del contenido
de la revista. A pesar de ello, esto no será muy atractivo o útil para los
lectores. Como mínimo, deberá proveer de alguna estructura jerárquica para que
los lectores puedan ubicarse. Al menos, esta estructura necesitará identificar
los elementos Revista, Número, Artículo, para permitir una navegación lógica.
Dependiendo de la naturaleza de la revista puede querer identificar diferentes
artículos. Mejor aún sería continuar la estructura de los artículos (Resumen,
Introducción, Materiales y Métodos, etc. –sin olvidar las Referencias) para que
así los lectores puedan dirigirse directamente a la sección elegida. Como
mencionamos anteriormente, las facilidades para buscar también son muy
valoradas. Una vez que tiene un gran número de artículos disponibles la mejor
manera de mantenerlos es en alguna clase de base de datos a la cual su sistema
de acceso pueda `apuntar'.
Si decide vender suscripciones para su revista electrónica (o restringir
el acceso libre, por ejemplo, sólo los miembros de una sociedad o suscriptores
de la versión impresa) también necesitará tener un sistema que permita a sus
usuarios identificarse para así permitir o no su acceso.
Una revista electrónica más sofisticada puede ofrecer otras cosas, como
la posibilidad que los lectores realicen un marcaje o incluso hacer anotaciones
en sus artículos favoritos. Los servicios de alerta a través de correo
electrónico cuando un nuevo artículo o número aparece, incluso posiblemente
seleccionando sólo aquellos artículos que sean de interés para un lector en
particular, también es posible (Áaunque aparentemente mensajes muy frecuentes
pueden molestar a los clientes!). Los lectores incluso pueden enviar mensajes
con sus comentarios relativos a artículos individuales, los cuales quedarían
entonces disponibles para todos38,39,40.
Impresa y electrónica o sólo electrónica. Como ya se
mencionó, algunos costos pueden reducirse al no tener una versión impresa. Sin
embargo, es razonable tener en cuenta que los clientes existentes o potenciales
estarían muy felices con esto. Realice un estudio de mercado si es posible. Hay
que tomar en cuenta también, el problema de almacenamiento mencionado
anteriormente.
Es diferente si usted está considerando una revista impresa existente, o
lanzando una completamente nueva. Con una revista existente, puede preguntar a
sus clientes si apreciarían una versión electrónica, ya sea en vez o además de
la impresa; las bibliotecas suscritas pueden preocuparse por la pérdida de la
versión impresa de sus estanterías, a menos que pueda ofrecerles una rebaja
sustancial en los costos. Los autores pueden estar menos dispuestos a enviar
sus artículos a una revista que está disponible sólo en formato electrónico
(esto es en parte por la carencia de certeza sobre la accesibilidad a un largo
plazo y su preservación). Siempre es difícil obtener buenos manuscritos para
una revista nueva y desconocida, y esto hace peor el problema. Por otra parte,
con una nueva revista sólo electrónica puede incluir características que no son
posibles en papel; también puede experimentar con nuevos modelos de
recuperación de costos, como cobrar a los autores o a sus instituciones y no a los lectores (ver más adelante).
Si decide publicar tanto la versión en papel como la electrónica, puede
que no sean exactamente iguales. Aparte de las características adicionales en
la versión electrónica, es imposible garantizar que no se deslicen errores
menores en los archivos electrónicos. Puede ser útil para los lectores si usted
estipula claramente que una u otra versión es definitiva – un número creciente
de editoriales están dejando ahora la versión electrónica como la definitiva.
Posibles características extras en una versión
electrónica. ¿Las quieren sus clientes (tanto autores como
lectore)? (Nuevamente, un estudio de mercado es la única manera de saber).
¿Puede costearlas? Algunos sumarán gastos en la producción electrónica de una
revista, no sólo en tecnología, sino también en tiempo. segúrese quAe no está
malgastando tiempo y dinero desarrollando característcas que sus cliente no
valorarán.
Unico o en `paquetes'. Si usted
es lo suficientemente afortunado como para publicar varias revistas, entonces
podría tener beneficios al venderlas como un paquete único (con o sin la opción
que el cliente las pueda comprar separadamente). La evidencia muestra que el
uso de títulos donde los clientes no se habían suscrito previamente puede
resultar inesperadamente alto 41,42. Si usted también publica libros
u otro contenido relacionado con el tema de la revista, puede crear un paquete
más enriquecido aún; también podría incluir vínculos a material de otros
sitios. Otra posibilidad sería colaborar con una o más editoriales para crear
un paquete todavía más grande.
En línea o CD-ROM. Uno tiende a asumir que las
revistas electrónicas son revistas en línea. Sin embargo, en algunas
circunstancias un CD-ROM puede ser más práctico. Esto es particularmente cierto
cuando no hay, en general, disponibilidad de los computadores adecuados, o -más
importante- de conexiones a Internet, las cuales por supuesto dependen de una
amplia disponibilidad y de sistemas telefónicos confiables.
Por supuesto, las revistas en CD-ROM tienen grandes limitaciones. Aún
tendrá que enviar por correo los CD-ROMs a sus suscriptores; no será posible
publicar artículo por artículo, e inclusive una revista completa normal no
tiene porque completar un CD-ROM. A pesar de ello, puede resultar una opción
atractiva en ciertas circunstancias, aunque tendrá que tener cuidado con el
formato. Aunque el formato CD-ROM fue estandarizado43, hoy existe
una gran variedad de formatos (diferentes velocidades, información en ambos
lados, etc.), y es importante asegurarse que sus CD-ROM estén en un formato
adecuado para la mayoría de los clientes. Los CD-ROMs también son una
alternativa de proveer un archivo de medio término relativamente estable, a
pesar que nadie puede estar seguro realmente de cuánto tiempo serán leíbles.
Hágalo usted mismo, o utilice el servicio de otros. Una manera
de evitar los costos del desarrollo completo de una revista electrónica, es
utilizar uno que alguien haya elaborado previamente. Sociedades doctas
(particularmente las grandes) pueden ofrecer sus servicios con un costo;
también lo pueden hacer las universidades y otras editoriales, tanto las sin
fines de lucro como las comerciales, como también algunos agentes de
suscripción (aunque es importante asegurarse que la revista sea también
accesible a los clientes de otros agentes). Otras organizaciones se están
especializando en ofrecer servicios de hospedaje a revistas, a veces de manera
específica a sociedades pequeñas sin fines de lucro 44,45,46.
Algunas iniciativas se están enfocando a hacer revistas electrónicas más
asequibles (aunque la participación es costosa)31,32. Puede haber un
lugar para nuevos consorcios de sociedades y editores, para combinar sus
esfuerzos. Una idea, que está siendo investigada por ICSU Press, es la
posibilidad de unir revistas del norte y del sur. Teniendo su revista(s)
disponible en el mismo sitio con otras revistas parecidas, probablemente
aumentará su visibilidad a lectores potenciales, y por ende su uso. Con las
revistas electrónicas, no importa realmente de donde nazcan las bases para la
unión, aunque por características como el idioma u otras, usted prefiera
utilizar a alguien de su país, y así las comunicaciones diarias ciertamente
serían más fáciles. Las universidades y otras organizaciones pueden desear
incluir su material en su sitio Web, para lo cual se debe tener en cuenta, que
si aún no están manejando revistas o contenidos similares, sus sistemas no
serán apropiados sin realizarles modificaciones (implica costos).
Hay un sinnúmero de organizaciones que han sido creadas específicamente
para ayudar a la publicación de revistas electrónicas en países en desarrollo,
reconociendo que las revistas pueden tener baja visibilidad internacional y que
sus editores estén limitados por la falta de dinero y el “know-how”. Una de estas
organizaciones es Bioline Publications47,48,49,50,13 la cual
actualmente dispone de 24 revistas de biociencias en representación de editores
colaboradores, y también ha lanzado por si misma 3 revistas sólo electrónicas. Bioline
también ha establecido el Electronic Publishing Trust for Development51
para apoyar las publicaciones electrónicas de revistas editadas en países en
desarrollo. Otro es ExtraMED52,53, el cual produce 10 CD-ROMs por
año conteniendo las imágenes de páginas completas de casi 300 revistas médicas
y de ciencias de la salud de países en desarrollo y las promueve en bibliotecas
a través del mundo; servicios similares existen en ciencias (ExtraSCI-UNESCO) y
Agricultura (AgROM Extra FAO). INASP produce revistas africanas en línea, y
publica las tablas de contenidos y resúmenes de 43 revistas africanas y vende
fotocopias de los artículos41. El Open Society Institute dirige el
Center for Publishing Development en Budapest42, el cual ayuda a
iniciativas editoriales locales en Europa del Este. Siempre es difícil para
sociedades doctas, incluso en el occidente, encontrar suficiente apoyo
económico para sus editores en cualquier parte como ellos quisieran; se está
explorando la idea de `emparejamiento' entre editores de países desarrollados y
en desarrollo, por ejemplo por la Association of Learned and Professional
Society Publishers a través del `ALPSP Partnership Project'.
El International Council of Scientific Unions (ICSU) tiene una excelente
publicación breve, Guidelines for Scientific Publishing58,
que fue actualizada en 1999. Otra publicación útil es la segunda edición de Serials
Publications: guidelines for good practice in publishing journals (publicada
en el 2002), que toma en cuenta las revistas electrónicas59. También
hay un capítulo de utilidad en Publicación Electrónica en Journal Publishing
por Page et al.60 Además, SPARC en el 2002 (una inicitiava cuya
misión es reducir el costo de las revistas para las bibliotecas) lanzó Gaining
Independence, una guía para aquellos que desean establecer sus propias
revistas electrónicas a un precio razonable61. Una breve lista de
control de ALPSP Putting your journals online, está disponible
en http://www.inasp.info/psi/ejp/checklist.shtml.
Venda usted mismo, y/o a través de intermediarios. Hacer que
las revistas estén disponibles electrónicamente es sólo la mitad de la
historia. Después debe venderla, lo que no sólo incluye la venta misma, sino
también arreglar el acceso electrónico y la adecuación de cualquiera de los
mecanismos de control que haya elegido. Más aún, será sabio si considera las
licencias que desea tengan sus lectores. Al contrario de las revistas impresas,
las electrónicas entregan a los usuarios un gran número de usos, algunos de los
cuales quiera prohibir (ver sección Consideraciones de licencias más adelante).
Una posibilidad es tener uno o más intermediarios que se encarguen de esta
parte por usted; muchos agentes de ventas están ofreciendo este servicio, por
un costo, para revistas electrónicas. Esto puede tener sentido, ya que la
mayoría de las bibliotecas se relacionan con los agentes por sus publicaciones
impresas. Más aún, a través de algunos sistemas de agentes de ventas los
usuarios pueden ingresar a todas sus revistas electrónicas por medio de un
mecanismo simple de acceso; obviamente esto es preferible para el usuario, a la
alternativa de tener que ingresar a distintos sitios web, probablemente
utilizando distintas claves cada revista. Obviamente resulta más fácil si el
agente también proporciona hospedaje a la revista; si no lo proporciona, usted
deberá entregarles información básica acerca de los `encabezamientos' – tablas
de contenido y de preferencia resúmenes – en formato electrónico de manera que
los usuarios puedan realizar búsquedas. Tomar esta vía aumentará sus costos
totales, ya que tendrá que pagar a un intermediario, pero también es preferible
para aumentar la accesibilidad, y por ende, el uso de sus revistas.
¿Qué cambios debe hacer a sus procedimientos?
Si es que decide o no realizar todo por usted mismo, la publicación
electrónica hará necesario que cambie su forma de trabajar62,63,
aspecto que es muy importante no subestimar.
Editorial. Si va a publicar, no serán
aspectos menos importantes. Además, los editores pueden necesitar agregar (y
verificar) vínculos electrónicamente, la evaluación por pares, revisión y
edición de artículos, como ya se mencionó electrónicos en el artículo, en la
revista a otras publicaciones y a material adicional. Un número cada vez mayor
de autores – en ningún caso todos - son capaces de enviar sus artículos en
forma electrónica, lo que le puede ahorrar algunos de los costos de composición
(o su equivalente electrónico). Usted solamente podrá obtener beneficios si
tiene un computador apropiado en su institución, de manera que el proceso de
edición y preparación puedan ser realizados electrónicamente. Si tuviera que cancelar
un digitador para que transfiriera la copia revisada y las marcaciones para la
versión electrónica, el ahorro sería mínimo o inexistente. La publicación de
artículo por artículo hace particularmente importante tener un buen sistema de
seguimiento interno de manera que pueda conocer el estado de cada uno de los
artículos; usted puede desear agregar artículos a su base de datos previo a que
sean entregados finalmente para su publicación. Existe un número de sistemas
comerciales bastante caros que permiten el manejo de los artículos, como
también de la información acerca de ellos, en todas las etapas del proceso de
publicación. Si no tiene uno o más computadores con la capacidad suficiente,
necesitará adquirirlos o subcontratar el trabajo de alguien que los tenga – es
más difícil, pero no imposible publicar una revista electrónica sin algún
equipo electrónico propio.
Es esencial que, cuando adquiera los derechos de autor o el derecho a
publicar de sus colaboradores en la revista – que siempre lo deberá hacer- ,
compruebe de haber asegurado los derechos electrónicos. También es importante
volver a revisar que usted o el autor hayan obtenido los derechos electrónicos
para cualquier otro material que deVer incluir, tales como ilustraciones o
citas de otras publicaciones. ALPSP entrega un ejemplo de este tipo de acuerdo64.
Producción. El proceso de producción requerirá
obviamente ser diferente para una revista electrónica (o versión impresa y
electrónica en forma paralela). Los archivos tendrán que adecuarse a un formato
apropiado tal como PDF o HTML, de manera que usted, su equipo o proveedores
necesitarán aprender como hacer esto. Los archivos PDF reproducen la apariencia
de una página impresa; esto puede resultar menos legible en la pantalla,
dependiendo del diseño de la revista, pero es adecuado para la impresión. Para
crear archivos PDF usted o su proveedor necesitarán de software especializados65,
y sus lectores deberán adquirir un programa especial (gratuito) para leer estos
archivos. Los archivos HTML producen un diseño de pantalla, que puede ser
modificado por el usuario (tal como, lamentablemente, ocurre con el texto).
Puede ser más fácil leer en la pantalla, pero produce impresiones menos
atractivas que no reflejan la edición impresa. Un archivo HTML también es más
liviano que el PDF correspondiente, y por lo tanto más rápido de bajar; esto
puede resultar de importancia si las conexiones a internet son lentas.
Los archivos electrónicos deben ser revisados cuidadosamente para su
fidelidad, ya que es muy fácil incurrir en errores en la conversión de los
archivos. Cada archivo necesitará una `marcación' apropiada – a lo menos un
nombre de archivo u otro identificador que le permita a usted y a su sistema,
conocer de qué artículo se trata, y preferiblemente un conjunto mínimo de
`metadata' tales como el título de la revista, volumen, número, título del
artículo, autor(es) del artículo, fecha de publicación e identificador. Si sus
procesos en el pasado no han sido sistemáticos, es el momento en que realmente deberá
cambiarlos.
Si intenta publicar ediciones paralelas (por ejemplo impreso y en línea
ó impreso y CD-ROM) será apropiado preparar el contenido en un solo formato
`neutro' que luego pueda ser convertido en los diferentes formatos requeridos.
SGML, y su cercano XML, es un formato particularmente valioso de emplear con
este propósito, pero muy difícil de aprender y de usar (a pesar que algunas
herramientas comerciales están disponibles para simplificar esto). Aún, un
formato simple de procesador de texto, como Microsoft Word,
le tomará mucho tiempo.
Si ha elegido publicar artículo por artículo, sus proveedores
necesitarán tener un sistema apropiado para el seguimiento de cada artículo
individualmente, lo cual puede aumentar los costos.
Marketing y promoción. Marketing,
en el verdadero sentido de descubrir que es lo que su mercado desea y luego
proporcionárselo, es tan necesario para revistas electrónicas como para
revistas impresas. A pesar que pudiera parecer tentador no realizar la etapa de
un estudio de mercado, es extremadamente poco prudente. Además de hablar con la
mayor cantidad de posibles potenciales autores y lectores, intente efectuar
mediciones sistemáticas a través de cuestionarios. Si ve la publicación
electrónica como un medio para que su revista sea más internacional, entonces
su investigación de también lo deberá ser. Esto le costará dinero, pero no
tanto como pudiera perder si su revista falla. Este proceso no debería
detenerse una vez que su revista ha sido publicada; continuamente existen
oportunidades para cambiar y mejorar, en relación con las necesidades
cambiantes de sus autores y lectores. Es valioso repetir cada cierto tiempo los
cuestionarios tanto para los autores y suscriptores, reales y potenciales (si
lo puede hacer por correo electrónico tanto mejor) ÁClientes que hayan
cancelado sus suscripciones pueden ser fuentes de información particularmente
valiosas acerca de lo que usted está haciendo erróneamente!
Una revista electrónica no se vende por sí misma tanto más que una revista
impresa. Deberá asegurarse que aquellos que debieran estar interesados en
leerla, y escribir para ella, estén en conocimiento de su existencia. No se
trata sólo de enviar folletos (en realidad muchas editoriales reportan que esto
es poco efectivo). Si puede obtener listados apropiados de direcciones de
correos electrónicos, es bastante más económico que el correo postal; sin
embargo sea cuidadoso acerca de enviar mensajes `promocionales' a listas de
discusión de correo electrónico, puesto que esto no se considera profesional y
puede generar una fuerte reacción negativa, a pesar que en muchas listas es
bienvenida la información directa acerca de revistas.
Es mucho más importante confirmar que su revista sea visible, tanto
nacional como internacionalmente. Asegúrese que su revista esté incluida en los
principales motores de búsqueda de Internet66. Sin embargo, una de
las formas fundamentales de asegurar visibilidad a su comunidad es cerciorarse
que la revista esté incluída en bases de datos secundarias (resúmenes e
indexación). Los servicios principales acostumbran a resistirse a incluir
revistas sólo electrónicas, pero esto está cambiando. El más importante de
todos es ISI67, aunque los procedimientos de aceptación son bastante
estrictos y el número de revistas que incluyen es restringido68. Sin
embargo, usted no puede incluir su revista en muchas bases de datos;
identifique tantas como pueda que sean relevantes al tópico de la revista. Le
pueden solicitar que proporcione una suscripción libre, y esto es un precio muy
bajo a pagar. Será mucho mejor si puede proporcionar `encabezamientos'-
detalles bibliográficos e, idealmente, resúmenes – en forma electrónica.
Algunos servicios cancelarán por esto, si es que encuentran que les permite
ahorrar tiempo y dinero; lamentablemente, sin embargo, no existe hasta el
momento una estandarización acerca del formato requerido. Usted también debe
asegurarse que su revista sea incluída en el Ulrich International
Periodicals Directory59, que es la principal fuente de referencias.
Es particularmente difícil para revistas de países en vías de desarrollo
lograr la visibilidad que resulta de la inclusión en las principales bases de
datos. Pueden existir dudas acerca de la calidad del arbitraje, la ausencia de
autores de elevado perfil, y la regularidad de la publicación – todos estos
problemas a su vez exacerbados por una baja visibilidad. Servicios tales como
ExtraMED, ExtraSCI y AgROM Extra (ver más adelante) están tratando de
contrarrestar este tema, que fué abordado en una conferencia en Nanking en
Noviembre de 199970.
Si su sistema (o el de su socio) tienen tal capacidad, usted podría
ofrecer acceso libre por un período corto, o a una determinada cantidad de
material, para atraer a nuevos suscriptores. Efectivamente, muchos editores han
dejado sus revistas electrónicas completamente libres durante el primer año o
más. Esto puede ser una buena manera de atraer el interés, y de obtener
retroalimentación, a pesar que debiera estar consciente sobre la posibilidad
que los clientes se puedan resentir al cobrárseles por algo que hasta ahora
había sido gratis. Si usted intenta introducir cobros en una fecha posterior,
será mejor informar de esto desde un comienzo a sus clientes.
Una vez que una revista queda disponible en línea, el proceso de reunir
la retroalimentación de los lectores y autores puede ser mucho más fácil que
para un título impreso, puesto que Internet permite que las comunicaciones
bidireccionales sean más fáciles. Formularios de retroalimentación en línea,
vínculos directos a direcciones de correos electrónicos y foros de discusión
permiten un intercambio más efectivo de la información.
Ventas. Las revistas impresas necesitan
poco o nada en relación con vendedores. Las bibliotecas deciden qué revistas
desean, y luego eligen su medio para adquirirlas. Sin embargo, licencias para
el sitio de revistas electrónicas (ver sección Licencia de Sitio)
requiere una discusión y negociación detallada con cada cliente; esto toma
tiempo, y si decide hacerlo por usted mismo es probable que requiera un equipo
extra con las habilidades apropiadas. La alternativa es tener alguien más, tal
como un agente de suscripción, que lo haga por usted –pero debe estar seguro
que está deseando que alguien más negocie precios en su representación. Tenga
en consideración que el precio para una sola biblioteca puede representar
suscripciones para varias revistas; es más probable que las bibliotecas se unan
para formar un consorcio.
La venta a consorcios de bibliotecas (y a otros grandes clientes)
resulta especialmente difícil y lento – como se mencionaba más arriba- y la
editorial que tenga un número reducido de revistas fácilmente podría ser
eliminada. Sin embargo, se están desarrollando iniciativas para ayudar a que
editoriales pequeñas trabajen en conjunto para que vendan una sola colección
grande de revistas. Podría resultar beneficioso intentar trabajar con otros
editoriales de su propio país o región para superar estos poblemas.
Administración de suscripciones/servicio al cliente. Si decide
restringir el acceso de alguna manera (por ejemplo suscriptores que pagan o se
inscriben, suscriptores para la versión impresa o miembros de una sociedad o
asociación) entonces necesitará administrar el proceso, proporcionando palabras
claves u otros controles de acceso a nuevos usuarios, inhabilitando a aquellos
que hayan finalizado, y asegurándose que su sistema pueda identificar a los
usuarios autorizados cuando ellos traten de acceder al sistema. Todo esto
implicará una administración más complicada que para una revista impresa y
requerirá de una considerable experiencia técnica.
En algunos países, la situación de impuestos será más complicada si está
vendiendo revistas electrónicas; pueden atraer impuestos donde las revistas
impresas no lo hacen. Necesitará el consejo de un experto local al respecto.
Los clientes no requieren ayuda para el uso de revistas impresas; sin
embargo la situación es diferente con revistas electrónicas. Algunos clientes
olvidarán sus palabras claves y usted tendrá que volver a emitirlas. Otros no
podrán acceder aún cuando aparentemente usen la palabra clave correcta. Si
tiene una revista gratuita, encontrará que algunos de sus clientes tienen
problemas técnicos de acceso o uso. Necesitará proporcionar alguna clase de
ayuda para apoyar al cliente, ya sea a través del teléfono, correo electrónico
o ambos; los clientes quedarán muy frustrados si no encuentran ayuda en el
preciso momento en que la requieran, de manera que idealmente la ayuda deberá
estar disponible durante las horas de trabajo, y mejor aún durante las 24 horas
del día.
Si decide utilizar un intermediario que le proporcione acceso a su
revista electrónica, esté se preocupará de los problemas, aunque tendrá un
costo.
Es imposible poner números precisos al costo de la publicación
electrónica de una revista; sin embargo, es vitalmente importante calcular sus
probables costos en completo detalle, y no subestimar el tiempo o el dinero que
serán requeridos73,,74,75,76,77.
Tiempo. Alguien deberá responsabilizarse
de analizar todas las preguntas surgidas aquí, y tomar las decisiones
necesarias. Esto no es un proceso único; su revista electrónica necesitará
estar continuamente monitoreada y administrada más que una revista impresa.
Existirán complicaciones adicionales para la editorial y los procesos de
producción, y deberán ser aprendidas nuevas habilidades y procedimientos. La
creación inicial de un sistema apropiado será extremadamente lento, y su mantención
y desarrollo requerirán de un compromiso continuo. Si lo hace por usted mismo,
la administración de las suscripciones y soporte al cliente requerirán también
de más trabajo.
Dinero. Si, como hemos visto, tomando la
ruta `sólo electrónica' ahorrará gastos en papel, impresión, almacenaje y
despacho, pero estos ahorros pueden ser fácilmente reemplazados por nuevos
costos. Mientras que algunos han argumentado que sólo cuesta una fracción de
los gastos de establecer y mantener una revista impresa, la experiencia de
muchas editoriales tradicionales no concuerda con esto. El mayor costo
individual será el desarrollo de un sistema apropiado para la revista, con o
sin controles de acceso dependiendo si desea o no cobrar por suscripciones.
Como todos los desarrollos de sistemas computacionales, esto es muy difícil de
presupuestar exactamente, y no sería seguro entregar directrices – muchas
personas recomiendan agregar un 50% al número (y tiempo) calculado.
Decidir compartir con un proveedor existente hará posible obtener
precios definitivos – es probable que estos sean honorarios fijos, más que
basados completamente en un porcentaje de recambio, puesto que la mayoría de
los editores han encontrado un bajo recambio en los primeros años de las
publicaciones electrónicas. Tenga en consideración también, que no es una
inversión por única vez; la experiencia demuestra que tales sistemas requieren
de un continuo desarrollo posterior, para lo cual se necesita presupuesto.
Podría necesitar autorizar costos adicionales para que el personal pueda
cumplir con aquellos procesos que llegan a ser más complicados y más técnicos;
personas con habilidades computacionales especiales son caras en cualquier
parte.
Resulta imposible entregar directrices definitivas, dado que existen
muchas variables – el número de artículos recibidos y publicados, el número de
suscriptores, número de otras revistas manejadas por el mismo sistema, por no
mencionar variaciones locales en equipamiento, servicio y costos de trabajo.
Sin embargo, como se mencionaba anteriormente, Tenopir y King4 entregan algunos promedios útiles para una
típica revista académica. Establecen que los ahorros totales son del orden de
un 4% para una revista con una circulación de 500 ejemplares, y que los costos
se incrementan alrededor de un 20% para publicaciones paralelas impresas y
electrónicas.
¿Cuáles son los modelos económicos
para recuperar algunos o todos los gastos?
Pudiera ocurrir que su organización no deseara recuperar ninguno de los
gastos, prefiriendo ver la publicación electrónica de artículos como un
servicio a la comunidad. Sin embargo, muchos otros desearán recuperar al menos
la inversión, y posiblemente proporcionar un ingreso adicional para financiar
otras actividades. Existen diferentes modelos económicos corrientemente en uso.
Varios de éstos sólo serán aplicables si usted ofrece tanto las versiones
electrónica como impresa de la revista. En todos estos casos, sus decisiones de
precios necesitarán efectuarse en vista del patrón de uso que desea alcanzar.
Versión electrónica gratuita para todos. Esto por
supuesto no le permitirá recuperar ninguno de sus gastos de los usuarios. Sin
embargo, si tuviera el efecto de aumentar los lectores (que sólo ocurrirá si su
marketing y promoción son efectivas), podría hacer entonces a la revista más
atractiva para anunciantes y otros auspiciadores. De una manera general, las
editoriales no han sido capaces de financiar revistas científicas
especializadas sólo a través de publicidad. Como se mencionó anteriormente, muchas
editoriales dejan las revistas electrónicas gratis por un período inicial con
la finalidad de realizar promoción. No requerir controles de acceso reduce los
costos del sistema de la revista.
Costos para el autor (o institución). La idea que
las revistas sean gratis para los lectores, y que los autores asuman los costos
(por ejemplo a través de los fondos de investigación) ha recibido bastante
publicidad78, y está comenzando a ser ensayado79. Una
nueva variante en este modelo es solicitar a las instituciones que proporción
libre acceso a la poducción de todos sus
invstigadores30. Como se mencionó anteriormente en la sección
`Alternativas para revistas formales` el Open Society Institute está
activamente comprometida en apoyar el desarrollo de modelos económicos que
hagan posible que las revistas, sin que reduzcan el valor que agregan, puedan
tener un acceso libre. A pesar que el acceso libre resulta obviamente
interesante para las bibliotecas y los lectores, podría ser riesgoso para una
revista nueva si es que hace a la revista menos atractiva para los autores.
Asimismo necesitará calcular muy cuidadosamente (a) cuánto necesita cobrar para
cubrir los costos y (b) cuánto podría cobrar razonablemente a los autores.
Obviamente hará una gran diferencia si es que ellos pudieran usar parte de sus
presupuestos de investigación para pagar los costos; de lo contrario, el dinero
tendría que venir de sus propios bolsillos, entonces esta aproximación no sería
realmente para comenzar. Una posibilidad es cobrar al autor para reducir, más
que eliminar completamente, las suscripciones3.
Versión electrónica gratuita para suscriptores de la
versión impresa. Usted podría hacer esto ya sea en forma permanente,
o por un período inicial como una forma de promoción. Requerirá de un sistema
de control de acceso, y necesitará asignar palabras claves u otra forma de
identificación a cada suscriptor. Sea cuidadoso en no incrementar abruptamente
el costo de la suscripción impresa, o los suscriptores sentirán – con
justificación – que se les está solicitando que cubran los costos de la versión
electrónica, quiéranlo o no y esto podría llevar a perder los suscriptores de
la versión impresa.
Versión electrónica vendida a todos (precio:
igual/más/menos que impresión). Puede decidir poner un precio de
suscripción aparte para la revista electrónica. Si existiera una versión
impresa paralela, resultaría apropiado considerar la relación de este precio
con la suscripción impresa. ¿Debiera ser el mismo (ya que los suscriptores
están comprando el mismo contenido)?, ¿O más (puesto que están obteniendo
beneficios y características adicionales)?, ¿O menos (ya que sus costos son, o
pueden ser, menores)? Usted podría ofrecer un descuento para las suscripciones
combinadas impresión-más-electrónico.
Versión electrónica con recargo extra a suscriptores
de la versión impresa. Un número de editoriales están agregando un cargo
adicional para incluir la suscripción electrónica; los suplementos varían en un
rango enormemente amplio, entre un 10% a un 50% o más. Una alternativa es
considerar que la suscripción de la versión impresa sea un `agregado', cobrando
un valor reducido a aquellos que se suscriban a la versión electrónica80.
Suscripciones individuales. La mayoría
de los ingresos por suscripciones a revistas impresas provienen generalmente de
bibliotecas e instituciones, pero muchas editoriales también venden a un precio
inferior a las personas individuales. Usted podría querer considerar ofrecer
suscripciones individuales para sus revistas electrónicas, en uno o más de los
modelos indicados anteriormente. En realidad es discutible que los beneficios
reales de las revistas electrónicas (acceso desde el escritorio,
características adicionales y servicios) sean más atractivos al lector
individual que a la biblioteca. Sin embargo, también debería considerar que si
ofrece suscripciones a bibliotecas, particularmente en base a licencias de
sitio, las personas podrían ya tener un buen acceso a la revista electrónica
desde su lugar de trabajo. Por otro lado, suscripciones individuales de bajo
precio podrían ser el modo más práctico de permitir a los usuarios acceder a la
revista cuando no se encuentren en sus lugares de trabajo. Si ofrece más de un
tipo de suscripción electrónica, y si los privilegios o usos permitidos
difieren, recuerde que su sistema necesitará ser capaz de distinguir entre las
diferentes clases de suscriptores en el momento que acceden al sistema.
Suscripciones para miembros. Las
revistas electrónicas pueden presentar algún problema para aquellas sociedades
y asociaciones que obtienen gran parte de sus ingresos de las suscripciones de
sus socios. Si los miembros ven el acceso a su propia copia personal en la
revista como uno de los principales beneficios de la membresía, y si ahora
tienen acceso desde su escritorio en su lugar de trabajo, a través de la
suscripción de la biblioteca, existirá entonces el riesgo que se encuentren
menos inclinados a continuar siendo miembros de la sociedad. Las editoriales de
sociedades y asociaciones necesitarán pensar cuidadosamente esto, quizás
ofreciendo beneficios electrónicos adicionales o servicios solamente a sus
miembros.
Venta de artículos únicos. A menudo
se discute que un lector determinado sólo estará interesado en algunos
artículos, entonces sería mejor si pudiera comprar aquellos artículos
separadamente. Mientras que el costo de administrar tal sistema podría ser
prohibitivo en el ambiente impreso, es en principio más fácil electrónicamente,
a pesar que la editorial necesite de un sistema apropiado en la revista que
pueda entregar artículos individuales y recolectar el pago, ya sea por factura
o tarjeta de crédito. Uno de los problemas de este sistema es que el dinero
para adquirir artículos de una revista está generalmente en las manos de la
universidad u otra institución, y no en el lector individual. Las editoriales
han temido que la venta de artículos únicos podría reducir la demanda de la
suscripciones, pero en los estudios realizados hasta el momento esto no ha sido
confirmado - y parece proporcionar una fuente adicional de ingresos81.
Sin embargo, aparte de cualquier posibilidad que la editorial pueda recibir
globalmente menos dinero, éste va a fluir en forma de muchas transacciones
menores que son más costosas de manejar en el curso de un año, que en el pago
adelantado en la forma de una suscripción.
Licencias de sitio. Las universidades,
compañías y otros suscriptores institucionales de revistas están siempre muy
interesados en obtener un amplio acceso a los materiales electrónicos. El
acceso cuando solamente es posible desde uno o más terminales específicos de
computadores en la biblioteca es mucho menos atractivo. Por lo tanto resulta
una buena idea trabajar políticas de licencias, y un sistema de acceso que
permita esto. Definir el `sitio' puede ser bastante difícil, especialmente para
una organización multi-sitio tal como una gran compañía (posiblemente
internacional). Poner precios es un problema particular, puesto que las
organizaciones varían grandemente en tamaño y en el número de usuarios
potenciales o reales. Si usted tiene un precio basado simplemente en el precio
de la suscripción impresa, las organizaciones grandes y pequeñas pagarán
exactamente lo mismo, mientras que al mismo tiempo ninguna de ellas necesitará
suscripciones múltiples – de manera que puede terminar perdiendo ingresos. Un
método de precios basado en el número de usuarios sería más equitativo, a pesar
que sería también más complicado obtener el precio apropiado para cualquier cliente
individual. Diferentes editoriales han considerado el financiamiento de la
institución, el número total de académicos y estudiantes, o sólo el número de
los departamentos más importantes. En la mayoría de los casos, las editoriales
han encontrado que es más simple establecer un número relativamente bajo de
`bandas de precio' basados en estas medidas.
Licencias para consorcios. Está
llegando a ser frecuente que instituciones, particularmente universidades, se
agrupen con la finalidad de hacer un mejor uso de sus presupuestos limitados, y
compartir la disponibilidad de los materiales a los cuales se suscriben. Esto
puede ser una manera muy efectiva de introducir el contenido de su revista a
una comunidad mucho más grande requiriendo de una sola negociación.
Instituciones combinadas son negociadoras muy poderosas, y debe ser cuidadoso
en realizar la decisión correcta de precio y no permitir un negocio a pérdida.
Para una editorial que tenga un número reducido de revistas también resulta
difícil la venta a grandes clientes y consorcios. El proceso no requiere de
menos tiempo si se trata de una revista o de cientos y requiere de las
habilidades y conocimientos de un especialista. Con la finalidad de superar
este problema, algunas organizaciones están intentando tener la representación
de muchas editoriales pequeñas82. Como se mencionó anteriormente, la
Association of Learned and Professional Society Publishers también está
analizando la creación de un `paquete' único de revistas con muchos de sus
miembros menores.
Consideraciones para otorgar
licencias
Cuando usted vende una revista impresa, queda claro y bien entendido qué
se permite hacer y qué no a sus clientes con el material. Sin embargo, esto es
mucho menos obvio en el ambiente electrónico y es razonable redactar una
declaración indicando qué los clientes pueden hacer y qué no, acerca de lo cual
deberán estar de acuerdo. Esto puede ocurrir en dos niveles (o ambos). Al
usuario individual se le puede presentar en la pantalla un resumen corto acerca
de lo permitido y prohibido, y usted puede configurar su sistema para que ellos
tengan que pinchar un botón marcado `Estoy de acuerdo' antes de poder avanzar.
A la institución suscrita se le puede ofrecer una licencia impresa más
detallada, que deberá firmar. El último enfoque no permite una cierta cantidad
de negociación si es que fuese necesario, a pesar que obviamente desearía
diseñar su licencia de manera que fuese aceptada por la mayoría de los clientes
sin tener que involucrar a ellos y a usted en el tiempo y costo de una
negociación individual.
Algunos de sus términos y condiciones de uso dependerán si es que la
versión electrónica es gratis o pagada, pero otros serán aplicables en
cualesquier caso.
Indudablemente deseará permitir a los usuarios realizar búsquedas,
recuperar e imprimir artículos de su revista; usted puede o no también
permitirles que guarden artículos individuales electrónicamente en sus propios
computadores. Debe pensar en la mejor política que permita a los usuarios
re-enviar artículos, particularmente de manera electrónica a otras personas
fuera de la institución que se suscribe – un número de editoriales permite esto
en pequeña escala, en una base personal. Es poco probable que usted quiera que
los usuarios vendan artículos o los redistribuyan sistemáticamente en gran
escala y que utilicen todo o parte del contenido en otro sitio web.
Mientras que en el caso de una revista pagada, necesite una firma u otra
indicación de aceptación de los términos y condiciones, el uso de los medios electrónicos
para reforzar esto es poco probable que tenga un sentido económico dado que las
tecnologías aplicables son aún caras. Dentro de las comunidades académicas y
científicas, generalmente prevalece una cultura de confianza y honestidad.
Se ha realizado un trabajo muy útil para producir licencias `modelo', o
licencias marco, que le ayudarán a crear una licencia apropiada para sus
propias revistas. Todo se ha producido en discusión entre la editorial y los
clientes y por lo tanto trate de atender las preocupaciones de ambos. Aunque es
poco prudente usar alguna de estas licencias tal como están, sin considerar
cuidadosamente las implicancias de las varias alternativas que presentan, éstas
le permitirán ahorrar una gran cantidad de tiempo en lograr la redacción
apropiada, y también le ayudarán a asegurarse que no deje nada fuera de la
licencia. Existe asimismo una variedad de conjuntos de pautas entregadas por
universidades y otros, en que se debe mirar en una licencia84. Uno
de tales ejemplos fue ideado en el Reino Unido por un grupo de bibliotecarios y
editoriales universitarias64. El sitio LibLicense85
también proporciona bastante información útil acerca de legislaciones y
licencias, y le permite inscribirse en una interesante lista de discusión También existen una variedad de directrices emanadas
de las universidades y de otras instituciones respecto a que esperar de una
licencia84. Si puede evitar escribir su propia licencia a
partir de un borrador, hágalo; utilice todo el material a su disposición para
incorporar redacción útil de otras partes. Muchos de los documentos a los
cuales se ha hecho referencia están disponibles gratuitamente justo para este
propósito.
Algunas editoriales ya no requirieren que sus clientes firmen la
licencia – en cambio, tienen en el sitio de la revista una declaración clara
acerca que es permitido y que no lo es. Hasta ahora no se ha informado de
ningún problema con este enfoque, y por supuesto le ahorra a cualquiera una
gran cantidad de tiempo y dinero 86,87
No se pretende que con todo esto usted quede fuera de la publicación de
una revista electrónica; muy bien puede ser el mejor camino para alcanzar sus
objetivos. Si después de evaluar todas las ventajas y desventajas, decide
seguir adelante con la publicación electrónica, se espera entonces que esta
breve introducción y la gran cantidad de información disponible en el Reader,
le proporcionen la mejor oportunidad posible para que su revista sea un gran
éxito.
Scholarly e-publishing bibliography http://info.lib.uh.edu/sepb/sepb.html
(6-5-02)
Scholarly e-publishing links http://info.lib.uh.edu/sepb/sepr.html
(6-5-02)
Subject index to literature on electronic sources of information http://library.usask.ca/~dworacze/..SUB.HTM
(6-5-02)
Agradezco a muchos amigos y colegas que han compartido conmigo su conocimiento
y experiencia a través de los años. En particular deseo agradecer a Cliff
Morgan, Don King y Andrea Powell por sus constructivos aportes a este capítulo.
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Ver,
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