Electronic Journal Publishing: A Reader Version 2.0
Published by INASP, 2001
©INASP 2001
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1.2 Pourquoi éditer une revue électronique et comment s'y
prendre ?
Sally Morris
4ème Edition
Publier une
revue par voie électronique est une idée fort séduisante. Ce nouveau modèle
d'édition présente certes de nombreux avantages, mais il n'est pas sans
inconvénient. Avant d'engager des efforts et des dépenses dans cette
entreprise, commencez par peser soigneusement le pour et le contre. Votre
décision finale étant liée à vos objectifs principaux, vous devez commencer par
établir clairement les raisons qui vous amènent à publier : quelles
informations souhaitez-vous diffuser et à qui sont-elles destinées ?
Cet essai
présente succinctement la liste complète des questions que vous devez vous
poser et vous indique où trouver des informations détaillées sur chacun des
aspects traités.
Il aborde les thèmes suivants :
A quoi bon publier électroniquement ?
Publier
une revue par voie électronique est une idée fort séduisante. Ce nouveau modèle
d'édition présente certes de nombreux avantages, mais il n'est pas sans inconvénient.
Avant d'engager des efforts et des dépenses dans cette entreprise, commencez
par peser soigneusement le pour et le contre. Votre décision finale étant liée
à vos objectifs principaux, vous devez commencer par établir clairement les
raisons qui vous amènent à publier : quelles informations souhaitez-vous
diffuser et à qui sont-elles destinées ?
On
dit souvent que l'édition électronique présente quatre avantages majeurs par
rapport à l'édition papier : portée internationale, rapidité, fonctionnalité
élargie et réduction des coûts. Ceci est vrai dans une certaine mesure.
Portée
internationale. Il
est vrai, certes, que les lecteurs du monde entier peuvent, en théorie, avoir
accès à votre revue (à condition de disposer du matériel nécessaire et, pour
les revues en ligne, d'une connexion Internet) ; vous n'avez pas à expédier des
exemplaires papier à travers le monde, ce qui peut s'avérer à la fois coûteux
et long. Or, la vraie question est de savoir si, plus fondamentalement, les
gens vont accéder à votre publication. Il faut pour cela qu'ils aient
connaissance de son existence (et, dans le cas d'une revue en ligne, son
adresse Internet). A moins de promouvoir votre revue à l'échelle
internationale, le fait de la diffuser par voie électronique ne va pas
forcément avoir un impact sur son lectorat.
Rapidité. Un article est publiable dès qu'il
est prêt à être publié ; pas besoin d'attendre qu'il soit imprimé et relié. Et
les lecteurs peuvent le consulter dès sa publication ; pas besoin d'attendre
qu'il soit livré par la poste. De plus, vous n'avez pas à attendre d'avoir
suffisamment d'articles pour constituer un numéro papier complet. Vous pouvez,
le cas échéant, publier les articles un par un dès qu'ils sont prêts (ou dès
leur acceptation, avant même qu'ils n'aient été édités). Ce gain de temps peut
être très appréciable pour les auteurs, notamment dans les domaines qui
évoluent rapidement comme les sciences, où la priorité de publication est
essentielle.
En revanche,
une grande partie du travail de publication ne va pas s'en trouver accéléré si
vous tenez à produire une revue de qualité. S'il s'agit d'une revue de
recherche, vous allez devoir, comme avant, la soumettre à un examen collégial
susceptible d'entraîner une révision, ce qui représente souvent une étape assez
longue entre la soumission d'un article et sa publication éventuelle. Même s'il
est vrai que l'envoi des articles aux arbitres scientifiques, puis le renvoi
des comptes-rendus à la rédaction, peuvent survenir instantanément par voie
électronique [1],
l'arbitre mettra autant de temps pour lire, réfléchir et rendre son avis.
De la même
manière, le travail éditorial est important si vous voulez que les articles
publiés s'expriment de façon cohérente et exacte, et soient clairement compris.
Une bonne préparation du texte avant publication facilite la lecture des revues
et des articles. Si vous voulez rendre une revue électronique plus utile et
plus intéressante qu'une revue papier, vous devez accomplir des tâches
supplémentaires comme l'ajout de liens, d'informations complémentaires ou
d'éléments “non-imprimables” tels qu'images ou séquences animées. Les éditeurs qui
négligent de préparer soigneusement un texte n'aident pas la communauté
scientifique autant qu'ils le pourraient. Ce peut être l'obstacle qui vous
empêche de publier plus d'articles ; à moins d'accroître vos ressources
éditoriales, vous ne pourrez pas dépasser un certain volume d'articles sans
risquer de compromettre leur qualité.
Fonctionnalité
élargie. La
fonctionnalité que les auteurs et les lecteurs apprécient le plus dans les
revues électroniques est celle des liens, à savoir la possibilité de consulter
directement un article à partir de la citation qui s'y réfère dans un autre
article. [2],
[3]
Voir plus loin le chapitre consacré aux Liens.
L'édition
électronique permet également d'inclure des éléments que vous ne pourriez pas
inclure dans une revue papier, soit par manque d'espace, soit parce que ces
éléments sont difficiles, coûteux, voire impossibles à imprimer. Il est
possible de rattacher aux articles de recherche toutes les données dont
découlent les résultats, en choisissant de préférence un mode de présentation
permettant au lecteur de manipuler lui-même ces données, par exemple pour les
comparer à d'autres données. Parfois extrêmement coûteuses dans une revue
papier, les illustrations en couleur ne posent pas ce problème dans une revue
électronique.
Il est
également possible d'inclure des séquences animées ou des sons, même si peu
d'auteurs songent aujourd'hui à fournir ce type d'élément. Vous devriez aussi
vous poser la question de savoir si vos lecteurs (ou même vos arbitres) sont
susceptibles de disposer du logiciel nécessaire pour exploiter le matériel
complémentaire. Les fichiers non-textuels vont aussi présenter de nouveaux
défis aux équipes éditoriales concernant le contrôle et, le cas échéant, la
correction de ce type de matériel.
Il est
cependant bon de noter que lors d'une enquête2 récente, les
personnes interrogées ont placé les liens bien au-dessus des autres
fonctionnalités. Il est donc probablement inutile de leur consacrer beaucoup de
temps et d'argent.
Réduction
des coûts. Si vous
décidez de vous passer purement et simplement d'une édition papier, vous allez
faire l'économie des coûts afférents à l'impression et à la livraison des
exemplaires papier. Cependant, le tirage des revues savantes étant généralement
relativement faible, les coûts d'impression et de livraison ne représentent
qu'une faible partie du coût total, tandis que les coûts éditoriaux et les
coûts du “premier exemplaire” restent les mêmes. Vous allez également avoir à
supporter de nouveaux coûts liés à l'édition électronique (traités plus loin de
façon plus détaillée). On constate ainsi généralement une augmentation des
coûts de traitement des données et d'administration. Tenopir et King [4],
[5]
estiment, d'après leurs statistiques, que l'économie globale réalisée par une
revue comptant 500 abonnés ne dépasse pas 4%, ce chiffre pouvant aller jusqu'à
25% si vous avez la chance d'avoir 5000 abonnés. Ils reconnaissent toutefois
que ces chiffres ne tiennent pas forcément entièrement compte des nouveaux
frais informatiques, qui augmentent proportionnellement au tirage. Halliday et
Oppenheim [6],
[7]
ont évalué de façon très détaillée les coûts sous-jacents qui ne varient pas, que
la version soit électronique ou imprimée ; ils tentent également d'évaluer les
nouveaux coûts supplémentaires liés à l'édition électronique. [8],
[9]
Si vous
décidez d'offrir une version papier et une version électronique, vous faites
moins d'économies d'impression et de livraison, alors que vos nouveaux coûts
électroniques sont les mêmes. Globalement, Tenopir et King4 estiment
que les coûts peuvent augmenter d'environ 20%. C'est donc une option onéreuse,
mais beaucoup d'éditeurs ayant constaté que leurs lecteurs ne souhaitaient pas
se passer d'exemplaire papier, ils ont été contraints de suivre cette voie, ne
serait-ce qu'à court terme.
Il
semblerait que les lecteurs qui utilisent une revue électronique impriment les
articles qui les intéressent pour pouvoir les avoir sous la main, les annoter
et éventuellement les classer2. La majorité des lecteurs
n'apprécient pas de lire un article complet à l'écran, même s'il se peut que la
jeune génération, plus habituée à lire sur un écran d'ordinateur, adopte un
autre comportement à terme. D'une certaine manière, vous ne faites que déplacer
le coût d'impression de l'éditeur au lecteur.
Vous pouvez
réduire considérablement le coût d'administration d'une version électronique en
optant pour un modèle de gratuité d'accès pour tous. Dans ce cas, vous n'avez
pas besoin d'un système capable de vérifier l'identité de chaque utilisateur et
de moduler sa réponse selon que l'utilisateur est un abonné ou pas. Ce type de
système est compliqué et coûteux, non seulement à créer, mais aussi à gérer ;
reportez-vous aux paragraphes suivants intitulés Système de revue
électronique, Administration des abonnements et service à la clientèle
et Modèles de gestion permettant de récupérer une partie ou la totalité des
coûts.
Commodité. Un des principaux avantages pour
l'usager est la possibilité d'accéder au contenu de la revue depuis un
ordinateur, voire, s'il en la chance, de son propre ordinateur. Ceci lui évite
d'avoir à se rendre à la bibliothèque, où il peut arriver que le numéro précis
qu'il venait consulter se trouve déjà entre les mains d'un autre usager. De
plus, l'usager peut consulter la revue à tout moment, et pas seulement aux
heures d'ouverture de la bibliothèque. D'après une enquête récente de l'ALPSP 2,
la commodité figurait en tête des fonctionnalités les plus appréciées dans les
revues électroniques.
Facilité
de recherche. L'un
des atouts importants de la revue électronique est le fait qu'elle facilite
considérablement la recherche d'articles. C'est particulièrement vrai si vous
organisez votre système de façon à ce que les usagers puissent rechercher des
mots ou phrases précis. Même si votre système n'est pas doté de cette
fonctionnalité, un lecteur peut très rapidement et très facilement consulter le
sommaire des numéros précédents, par exemple pour rechercher un article dont il
ne se rappelle que vaguement. C'est beaucoup plus simple que de consulter les
numéros un par un sur une étagère de bibliothèque ! Selon le niveau de
sophistication de votre système, le lecteur peut aussi accéder directement à
une rubrique spécifique de la revue (comme les critiques de livres), voire même
un paragraphe d'article (tel que “Sources et méthodologie” ou “Résultats”).
Liens. Une des fonctionnalités
particulièrement appréciées par les auteurs et les lecteurs2 est la
possibilité d'ajouter des liens hypertexte actifs dans le contenu de la revue,
soit au sein de votre publication (tels que liens entre le sommaire et les
articles), soit avec d'autres publications (tels que liens avec des articles
cités en référence). Ces liens deviennent possibles par l'intermédiaire de
banques de données secondaires de résumés et d'indexation telles que MedLine ;
vous pouvez au minimum offrir un lien avec le résumé de l'article cité et,
selon la politique de l'autre éditeur, vos lecteurs pourront suivre ce lien
jusqu'au texte intégral s'ils le souhaitent. Des outils nouveaux comme le DOI
(Digital Object Identifier) [10],
[11],
[12],
[13]
ont été conçus pour simplifier cette fonctionnalité. Un projet intitulé
CrossRef [14]
utilise la technologie DOI pour exploiter un système de liens gérés et
cohérents entre des citations et les articles cités dans les revues
électroniques ; un éditeur peut avoir recours à ce service moyennant un coût
modique pour quelques revues.
Archivage. Cet aspect, qui demande aussi
réflexion, inquiète les maisons d'édition et les bibliothèques du monde entier.
Les revues papier sont relativement faciles à archiver, même si elles prennent
de la place et risquent de se détériorer à terme, notamment si le stockage ne
bénéficie pas de conditions optimales. De plus, une bibliothèque qui cesse de
s'abonner à une revue conserve les numéros qu'elle a reçus avant de résilier
l'abonnement.
Il en va
autrement pour les publications électroniques. [15],
[16]
Il n'existe aucun moyen simple d'archiver une revue exclusivement électronique,
notamment lorsqu'elle est diffusée en ligne. Même si une bibliothèque
sauvegarde les revues sur fichiers, elle peut avoir à mettre régulièrement ces
fichiers à jour en fonction des changements technologiques. Les liens avec
d'autres sites (un des principaux attraits des revues en ligne) peuvent devenir
inactifs en raison du caractère temporaire des adresses Internet (URL).
Certaines
bibliothèques nationales cherchent des moyens de gérer ce type d'archives, mais
n'arrivent pas encore à résoudre tous les problèmes. Tout modèle de dépôt des
revues électroniques (par exemple, auprès des bibliothèques nationales) n'aura
d'utilité qu'à condition que les archives incluent le logiciel nécessaire pour
extraire le contenu. Si vous décidez de publier une revue exclusivement
électronique, vous devrez bien réfléchir à la façon dont vous allez traiter ce
problème, car les scientifiques de demain risqueraient de ne plus pouvoir
accéder à vos publications. Une version papier fournit, bien entendu, une
solution. L'archivage d'articles de revues fait l'objet d'un projet intéressant
intitulé J-Stor. [17], [18], [19], [20], [21], [22]
De nombreux
travaux sont menés dans divers pays pour étudier les modalités d'un dépôt légal
de documents électroniques (ex. auprès des bibliothèques nationales) qui
s'apparenterait à celui des documents imprimés. Outre le souci de conserver ces
documents de manière adéquate pour toujours, ces modalités doivent aussi
répondre aux problèmes d'accès afin de protéger les éditeurs déposants. [23],
[24]
Au moment
d'élaborer votre licence (cf. paragraphe consacré aux licences), il est
important que vous définissiez l'approche que vous allez adopter pour assurer
l'accès au matériel en cas de résiliation de l'abonnement par le client. Les
bibliothécaires tiennent, comme pour les imprimés, à pouvoir continuer à
disposer de droits d'accès au matériel auquel ils se sont abonnés. Or, tous les
éditeurs ne souhaitent pas (ou ne peuvent pas, compte tenu de leur système)
autoriser indéfiniment l'accès à du matériel antérieur, même lorsque la
bibliothèque n'est plus abonnée. Une autre solution consiste à fournir des
fichiers électroniques au client (éventuellement sur CD-ROM) au moment où il
résilie son abonnement.
Une
solution plus radicale, cependant, consiste à autoriser tout le monde à
consulter gratuitement les anciens numéros. L'initiative de la Public Library
of Science [25] invitait les auteurs et éditeurs à ne travailler
qu'avec les revues autorisant l'accès gratuit à leurs anciens numéros, sous une
forme d'archives spécifique, 6 mois après leur publication. Cette initiative a
contribué indirectement à encourager un nombre croissant d'éditeurs [26]
à autoriser l'accès gratuit à leurs anciens numéros, même si cet accès se
limite généralement à leur propre site ; l'intervalle entre la publication
initiale et l'accès gratuit varie de 6 mois à 3 ans selon le profil de
consultation du matériel ancien dans chaque discipline (et, bien sûr, selon les
besoins de chaque éditeur en matière de récupération de coûts).
Autres
formes de publications. Dans certaines disciplines, les chercheurs ont pour habitude de faire
circuler leurs travaux auprès de leurs collègues de façon informelle avant de
les publier, sous la forme de “pré-publications”. Il est indéniable que cette
diffusion se fait aujourd'hui plus facilement par voie électronique (ex. par
e-mail) qu'auparavant. Les supports électroniques permettent également de
conserver ces pré-publications dans une banque de données consultable (souvent
par institution). Une banque de données de pré-publications est déjà très bien
établie dans le domaine de la physique et disciplines annexes. [27]
De plus, certaines associations d'auteurs encouragent vivement leurs membres à
archiver la version publiée finale de leurs papiers dans des banques de données
dont l'accès est public (parfois désignées sous le nom de banques de données
"e-print") ; cette approche convient particulièrement aux matières
comme la médecine ou les sciences de la vie, où l'absence d'arbitrage du
matériel peut être problématique. [28],
[29]
Un logiciel actuellement en cours d'élaboration devrait faciliter les
recherches simultanées d'articles dans plusieurs banques de données de pré-publications/e-prints.
[30]
Le problème
de cette approche est bien entendu le risque de menacer l'existence même des
revues dans lesquelles les articles ont été publiés initialement, puisque les
articles sont mis gratuitement à la disposition de tout intéressé. Or, les
articles de type pré-publication n'ont pas fait l'objet d'un examen collégial
et n'ont pas bénéficié des améliorations que peut apporter un travail éditorial
de qualité. Mais surtout, ces articles n'ont pas le “label” que confère une
parution dans une revue reconnue ; grâce à ce label, le lecteur potentiel peut
instantanément se faire une idée non seulement de la qualité, mais aussi du
thème et du “style” éditorial. Les archives "e-print" n'ont cependant
pas ces inconvénients et peuvent en effet menacer l'avenir des revues sur
lesquelles elles s'appuient, à moins de trouver un autre moyen d'amortir les
coûts de la revue.
Certains
auteurs [31],
[32]
sont d'avis que le coût de l'examen collégial (et tâches annexes) devrait être pris
en charge par les auteurs (ou l'institution qui les finance) de façon à ce que
les versions d'articles qui ont fait l'objet d'un examen collégial et d'un
travail éditorial puissent aussi être consultables gratuitement, même si
certains4 reconnaissent que ce modèle risque de ne pas rapporter un
revenu suffisant à l'éditeur. C'est plus difficile dans le domaine des lettres,
où la recherche souffre d'un manque de financement, que dans les sciences.
C'est également plus difficile pour les auteurs issus de pays moins favorisés
(en effet, la plupart des revues qui parviennent à amortir leurs coûts de cette
manière ne font pas payer ces auteurs). Une autre solution [33]
intéressante récemment mise en application consiste à demander aux institutions
de payer, non pas pour s'abonner aux revues, mais pour rendre tous les travaux
de leurs chercheurs disponibles dans des revues à "accès libre".
Certains éditeurs35 tentent également, à titre expérimental, de
fournir les articles gratuitement en faisant payer les services complémentaires
tels que les revues d'articles.
Il est bien
sûr essentiel de disposer d'un modèle de gestion viable en matière de
récupération de coûts (ou subvention) avant de s'engager dans une revue à accès
libre. Les avantages d'un accès ouvert pour les institutions universitaires
sont néanmoins tellement évidents que l'Open Society Institute a récemment
lancé une initiative de 3 ans destinée à financer l'élaboration de nouveaux
modèles de gestion et la création (ou conversion) de revues à accès libre. [34]
Incertitudes. L'édition électronique (surtout
lorsqu'elle l'est exclusivement) soulève toute une série de questions nouvelles
du type : Comment citer une référence dans une revue exclusivement électronique
? Ou dans une banque de données de pré-publications ? Quelle date de
publication faut-il donner à un article publié en ligne avant la parution de la
version papier ? Il existe également des questions plus fondamentales
concernant ce qu'il convient de considérer comme une “publication” dans un
environnement où les documents peuvent faire continuellement l'objet de mises à
jour ; [35]
ce sont là des questions difficiles qui n'ont pas encore de réponses.
Si vous décidez de vous lancer, quelles décisions devez-vous
prendre?
Si vous
arrivez à la conclusion que l'édition électronique est la voie à suivre pour
votre revue, vous devrez examiner un certain nombre d'options qui s'offrent à
vous.
Site Internet de la revue, sommaires ou texte intégral ? Pour donner à votre revue une présence en ligne,
vous allez devoir créer un site Internet adapté (si l'éditeur possède son
propre site, ce dernier peut constituer un outil marketing précieux, même si le
contenu n'est pas disponible en ligne). Ce site devra fournir des informations
sur la revue, à savoir sa couverture de presse, le nom des rédacteurs et
membres de l'équipe éditoriale, les modalités d'abonnement et de contribution
d'article ; il peut aussi être utile d'ajouter une image de la couverture de la
revue. Si le contenu est disponible en ligne, le site tiendra également lieu de
point d'accès à cet égard.
Vous n'êtes
pas tenu de publier l'intégralité du contenu de la revue. Vous pouvez avoir
tout intérêt à ne publier que les sommaires et, éventuellement, le résumé des
articles ; vous pouvez le faire avant même la parution de la version papier. Le
lecteur aura ainsi l'avantage de pouvoir rechercher rapidement et facilement
les articles qui l'intéressent. Si vous décidez de ne fournir que les sommaires
en format électronique, ne serait-ce qu'initialement, vous devrez songer à un
moyen de rendre l'accès payant et de le limiter aux seuls abonnés. En diffusant
le sommaire de chaque nouveau numéro le plus largement et le plus rapidement
possible, vous contribuerez à promouvoir votre revue et vos auteurs.
Vous pouvez
aussi envisager de proposer à vos lecteurs un service consistant à leur
adresser par e-mail le sommaire du prochain numéro ; c'est possible, que le
texte intégral soit disponible en ligne ou pas. En offrant ce service aux
non-abonnés comme aux abonnés, vous pouvez recenser des abonnés potentiels.
Tous les articles ou des articles choisis. Vous n'êtes pas obligé
de publier l'intégralité du contenu de la revue. Vous pouvez très bien n'offrir
que les articles de recherche, le reste (éditoriaux, critiques de livres, actualité, agendas,
courrier des lecteurs) ne figurant que dans la
version papier. Ou encore, si vous songez à utiliser la version électronique
avant tout pour promouvoir la revue papier, vous pouvez n'offrir que des
articles choisis ou un seul numéro pour illustrer la qualité et la richesse du
contenu de la revue.
Article
par article ou numéro par numéro. Si vous décidez de mettre l'intégralité de la revue en
ligne, vous pouvez publier des articles choisis dès qu'ils sont prêts, sans
attendre de disposer d'un numéro complet. En effet, certains éditeurs font
paraître des articles sous leur forme pré-publication. [36]
La possibilité de publier un article dans les plus brefs délais peut être un
atout considérable pour l'auteur, notamment dans les disciplines scientifiques
qui évoluent très rapidement et dans lesquelles la priorité est importante. En
revanche, ce n'est pas nécessairement un avantage pour le lecteur ; par souci
pratique, certains vont préférer recevoir (par voie électronique ou sur papier)
une série d'articles regroupés dans un même numéro [37].
Une publication article par article soulève également des questions difficiles
: quelle est la date de publication officielle si la version électronique
paraît avant la version papier ? Comment différencier les versions
pré-publication, si elles diffèrent légèrement de la version publiée ? Et
comment procéder en matière comptable (quelle va être la date d'écriture des
recettes d'abonnements payés d'avance, par publication) ?
Système de revue électronique ou simple mise en ligne de fichiers. Vous pouvez très bien
vous contenter de créer un site Internet ne contenant que les fichiers
électroniques du contenu de la revue. Toutefois, le résultat ne sera guère
attrayant, ni très exploitable, pour le lecteur. Vous devez au minimum fournir
une structure hiérarchique permettant au lecteur de se repérer. Cette structure doit au moins
identifier les éléments Revue, Numéro et Article pour assurer une navigation
logique. Selon la nature de votre revue, vous pouvez distinguer différents
types d'articles. Vous pouvez faire encore mieux en développant la structure au
niveau de chaque article (Résumé, Introduction, Sources et méthodologie et
autres, sans oublier les Références) de façon à ce que le lecteur puisse
accéder directement à ce qui l'intéresse. Comme nous l'avons déjà indiqué, une
fonction de recherche est aussi un outil précieux. Lorsque le nombre d'articles
devient important, il est préférable de les conserver dans une banque de
données vers laquelle votre système d'accès peut orienter le lecteur.
Si vous
décidez de vendre des abonnements à votre revue électronique (ou d'en limiter
l'accès gratuit aux membres d'une société savante ou aux abonnés de la version
papier par exemple), votre système doit permettre aux usagers de révéler leur
identité afin d'autoriser ou d'interdire l'accès, selon le cas.
Une revue
électronique plus sophistiquée peut proposer davantage au lecteur, comme la
possibilité de marquer des pages ou d'annoter des articles. Vous pouvez aussi
informer le lecteur, par e-mail, de la parution d'un nouvel article ou numéro,
et éventuellement sélectionner les articles susceptibles de l'intéresser, tout
en sachant que ce lecteur pourra ne pas apprécier de recevoir des messages trop
fréquemment ! Vous pouvez aussi inviter le lecteur à réagir sur les articles et
mettre ces commentaires en ligne. [38],
[39],
[40]
Version papier et électronique, ou exclusivement électronique. Comme nous l'avons déjà vu, vous pouvez faire
l'économie de certains coûts en vous passant purement et simplement d'une
version papier. Cependant, vous seriez bien avisé de vérifier d'abord que vos
clients existants ou potentiels y sont favorables ; menez une étude de marché
si possible. Songez également au problème d'archivage souligné plus haut.
La
situation n'est pas la même selon qu'il s'agit d'une revue papier existante ou
du lancement d'une nouvelle revue. Dans le cas d'une revue existante, vous
pouvez demander à vos clients s'ils sont favorables à une version électronique
(en supplément ou remplacement de la version papier) ; les bibliothèques
abonnées pourront craindre de voir les revues papier disparaître de leurs
étagères, à moins de pouvoir leur accorder des réductions importantes. Certains
auteurs peuvent être réticents à soumettre leurs papiers à une revue
exclusivement électronique (en partie du fait de l'incertitude qui pèse sur son
accessibilité et sa conservation à plus long terme) ; une revue nouvelle ou
inconnue a toujours plus de mal à obtenir des papiers de qualité, et cette
réticence de la part des auteurs peut aggraver le problème. En revanche, une
nouvelle revue exclusivement électronique permet d'inclure des éléments que ne
permet pas d'inclure une version papier ; elle permet aussi d'expérimenter de
nouveaux modèles économiques, en faisant payer les auteurs (ou leurs
institutions) et non les lecteurs par exemple (cf. ci-dessous).
Si vous
décidez de publier une version papier et une version électronique, ces deux
versions ne seront pas forcément rigoureusement identiques. Mis à part les
nouveaux éléments qui peuvent s'ajouter à la version électronique, nul ne peut
garantir que des erreurs (même mineures) ne vont pas se glisser dans les
fichiers électroniques. Il peut être utile, dans l'intérêt du lecteur,
d'indiquer clairement que l'une ou l'autre des versions est définitive (un
nombre croissant d'éditeurs choisissent de faire de la version électronique la
version définitive).
Ajout d'éléments nouveaux dans la version électronique. Vos clients (auteurs et
lecteurs) y sont-ils favorables ? (Là encore, seule une étude de marché vous
permettra de le savoir). En avez-vous les moyens ? Certains éléments peuvent
accroître le coût de production de la revue électronique, tant au niveau
technique que du temps. Make sure that you are not wasting time and money
creating features which your customers do not value highly.
Vente individuelle ou groupée. Si vous avez la chance de publier plusieurs
revues, vous pouvez avoir intérêt à les vendre de manière groupée (en donnant
éventuellement la possibilité aux clients de les acheter séparément). Selon les
indications disponibles, le taux d'utilisation des titres auxquels les clients
n'étaient pas auparavant abonnés peut être étonnamment élevé. [41], [42] Si vous publiez
également des livres ou tout autre contenu se rapportant au thème de la revue,
vous pouvez enrichir cette offre groupée ; vous pouvez aussi inclure des liens
vers d'autres sites. Une autre possibilité consiste à collaborer avec un ou
plusieurs autres éditeurs pour créer une offre groupée plus large.
En ligne ou CD-ROM. On a tendance à croire que les revues
électroniques sont forcément en ligne. Or, le CD-ROM peut être plus indiqué
dans certains cas. C'est particulièrement vrai dans les régions où l'accès au
matériel informatique ou, plus important encore, à Internet est encore limité
et tributaire de l'accessibilité au réseau téléphonique et de sa fiabilité.
Bien entendu, les revues sur CD-ROM présentent plus d'inconvénients. Il faut
expédier les CD-ROM aux abonnés ; vous ne pouvez pas publier article par
article et un numéro complet ordinaire est loin de remplir un CD-ROM. En
revanche, il peut s'agir d'une option intéressante dans certains cas, même si
le choix du format mérite réflexion. Malgré la normalisation des CD-ROM [43], les
formats CD-ROM n'ont jamais été aussi variés (vitesses différentes, données sur
une ou deux faces, etc.) et il est important de vérifier que le format choisi
va convenir à la majorité des clients. Le CD-ROM constitue aussi une solution
d'archivage relativement stable à moyen terme, même si personne ne peut se
prononcer catégoriquement sur sa durée de lisibilité.
Le faire vous-même ou faire appel à un prestataire. Un moyen d'éviter de
supporter les coûts liés à l'élaboration complète d'un service de revue
électronique consiste à utiliser un service déjà élaboré. Des sociétés savantes
(notamment les plus grandes) peuvent proposer leurs services moyennant une
redevance ; ce peut aussi être le cas de certaines presses universitaires et
d'autres maisons d'édition, qu'elles soient à but non lucratif ou commerciales,
ainsi que certaines agences d'abonnements (en veillant cependant à ce que la revue
soit aussi accessible aux clients des autres agences).
D'autres organisations se spécialisent dans l'hébergement de revues, en ciblant
parfois les organisations à but non lucratif de petite taille. [44], [45], [46] Les regroupements d'institutions et d'éditeurs pourraient
jouer un rôle à cet égard, en conjuguant les efforts de chacun ; ICSU
Press examine actuellement la possibilité de “jumeler” des revues du Nord et du
Sud. Le fait que vos revues soient disponibles sur le même site que d'autres
revues risque fort de renforcer leur notoriété auprès de lecteurs potentiels, et donc leur utilisation. L'emplacement de ce
type de partenaire importe peu pour une revue électronique, même si des
critères linguistiques (ou autres) peuvent vous amener à privilégier un
partenaire situé dans votre propre pays, ce qui ne manquerait pas de faciliter
les communications courantes. Certaines universités (ou d'autres institutions)
peuvent aussi accepter d'héberger vos documents sur leur site Internet ; ne
perdez pas de vue, cependant, que si elles ne gèrent pas déjà elles-mêmes des
revues ou un contenu similaire, leur système risque fort de ne pas convenir
sans une adaptation complémentaire (et coûteuse).
Constatant
que les revues des pays en voie de développement manquaient de notoriété sur le
plan international et que leurs éditeurs étaient handicapés par un manque
d'argent et de savoir-faire, un certain nombre d'organisations se sont formées
pour aider la publication électronique de ces revues. L'une d'elles, Bioline
Publications [47], [48], [49], [50], 13, diffuse actuellement 24 revues bioscientifiques pour le compte
de leurs éditeurs et a mis trois de ses propres revues exclusivement en ligne.
Bioline a également fondé l'Electronic Publishing Trust for Development [51] pour
soutenir la publication électronique des revues publiées dans les pays en voie
de développement. On peut aussi citer ExtraMED [52],
[53],
qui produit tous les ans 10 CD-ROM contenant une copie intégrale de près de 300
revues médicales (et sciences de la santé) de pays en voie de développement et
assure leur promotion auprès de bibliothèques dans le monde entier ; des
services similaires existent pour les sciences (ExtraSCI – UNESCO) et
l'agriculture (AgROM Extra - FAO). INASP produit lui-même African Journals
On-Line, un service qui met en ligne les sommaires et résumés de 43 revues
produites en Afrique et vend des photocopies d'articles de ces revues. [54]
L'Open Society Institute anime le Center for Publishing Development à Budapest [55],
destiné à faciliter le développement de projets d'édition locale en Europe de
l'Est. Vous trouverez de nombreuses autres initiatives de ce type sur les sites
Liblicense [56]
et ALPSP [57].
Il est toujours difficile pour les sociétés savantes, même en Occident, de
trouver des fonds suffisants pour soutenir le développement des éditeurs
étrangers, ce qu'elles souhaiteraient ; l'idée de "jumeler" des
éditeurs de pays plus/moins développés est à l'étude, à l'image du programme "ALPSP
Partnership Project" de l'Association of Learned and Professional Society
Publishers.
Le Conseil
International pour la Science (ICSU/CIUS) dispose d'une excellente publication,
Guidelines for Scientific Publishing [58],
dont la dernière mise à jour remonte à 1999. Parmi les autres publications
utiles, on peut également citer Serial Publications: guidelines for good
practice in publishing journals, dont la seconde édition (publiée en 2002)
fait état des revues électroniques. [59]
Journal Publishing de Page et al contient également un chapitre
intéressant sur l'édition électronique. [60]
D'autre part, SPARC (une initiative qui a pour mission de réduire le coût des
revues pour les bibliothèques) a lancé en 2002 le guide Gaining Independence,
qui s'adresse à tous ceux qui souhaitent créer leur propre revue électronique à
un prix raisonnable. [61]
Une liste de contrôle brève compilée par ALPSP, intitulée Putting your
journals online, est disponible à l'adresse
http://www.inasp.info/psi/ejp/checklist.shtml.
Vendre vous-même et/ou faire appel à un intermédiaire. Ce n'est pas tout de publier la revue
électroniquement. Il faut ensuite la vendre, ce qui implique non seulement la
vente, mais aussi la mise en oeuvre de l'accès électronique et la gestion des
contrôles de cet accès, que vous aurez choisis. De plus, vous devrez réfléchir
aux licences que vous souhaitez proposer à vos clients ; contrairement aux
revues papier, les revues électroniques offrent aux utilisateurs un large
éventail d'usages possibles, dont certains que vous voudrez interdire (cf.
paragraphe consacré aux licences). Vous pouvez confier cet aspect à un ou
plusieurs intermédiaires ; de nombreuses agences d'abonnements proposent
aujourd'hui ce type de service, moyennant une redevance, pour les revues
électroniques. Vous pouvez avoir tout intérêt à utiliser ce type de service, la
plupart des bibliothèques traitant déjà avec des agences d'abonnements pour
leurs revues papier. De plus, certaines agences d'abonnements disposent de
systèmes permettant aux usagers d'accéder à la totalité de leurs revues
électroniques par le biais d'un dispositif d'accès unique ; l'usager préférera
naturellement cette solution à celle qui consiste à accéder à un site Internet
différent pour chaque revue, en ayant probablement à utiliser un mot de passe
différent à chaque fois. C'est bien sûr plus facile si l'agence héberge
également votre revue ; si ce n'est pas le cas, vous allez devoir lui fournir
des informations de base (comme le sommaire et, de préférence, les résumés) en
format électronique de façon à ce que les usagers puissent les consulter. Si
vous suivez cette voie, vos frais généraux vont augmenter (puisque vous devez
payer un intermédiaire), mais aussi certainement l'accessibilité et donc
l'utilisation de vos revues.
Quels changements allez-vous devoir apporter à vos méthodes ?
Que vous
décidiez de tout faire vous-même ou pas, l'édition électronique va vous amener
à changer vos façons de faire. [62]
[63]
C'est là un aspect important qu'il ne faut pas négliger.
Travail éditorial. L'examen collégial, la révision et la
préparation des articles, comme nous l'avons déjà vu, ne perdent pas de leur
importance si ces articles sont publiés électroniquement. De plus, l'équipe
éditoriale peut être amenée à ajouter (et vérifier) des liens électroniques, au
niveau de l'article et de la revue, à d'autres publications et documents
annexes. Les auteurs sont de plus en plus nombreux (sans faire l'unanimité,
loin de là) à pouvoir soumettre leurs articles en format électronique, ce qui
peut réduire certains coûts de composition (ou équivalent électronique). Vous
ne commencerez à récolter des bénéfices que lorsque vous serez suffisamment
équipé en informatique pour réaliser électroniquement le travail éditorial et
la préparation ; si vous devez rémunérer un compositeur pour transférer vos
instructions de révision et de préparation dans la version électronique, vous
ne ferez aucune économie, ou très peu. Si vous optez pour une publication article
par article, vous aurez plus que jamais besoin d'un bon système interne de
suivi pour savoir à quel stade se trouve chaque article ; vous pouvez aussi
incorporer les articles dans votre banque de données avant leur publication
effective. Plusieurs systèmes (assez coûteux) disponibles dans le commerce
permettent de gérer les articles eux-mêmes, ainsi que leurs données annexes, à
tous les stades du processus de publication. Si vous n'avez pas d'ordinateur
doté d'une capacité suffisante, vous devrez soit en acheter un, soit
sous-traiter le travail, sachant qu'il est plus difficile, mais non impossible,
de publier une revue électronique sans posséder soi-même du matériel
électronique.
Il
est essentiel, au moment de réclamer aux collaborateurs de votre revue le
copyright ou le droit de publier (ce que vous devriez faire systématiquement),
de vous assurer que ces droits couvrent les droits électroniques. Il est
également important de vérifier à deux fois que vous-même ou l'auteur avez
obtenu les droits électroniques pour tout ce que vous souhaitez inclure, y
compris les illustrations ou les citations extraites d'autres publications.
L'ALPSP a produit un modèle de contrat-type. [64]
Production. Les méthodes de production vont forcément changer pour une revue
électronique (ou même parallèle papier/électronique). Les fichiers vont devoir
adopter un format adapté, comme PDF ou HTML, et vous (ou votre prestataire) allez
devoir apprendre à le faire. Les fichiers PDF reproduisent la page imprimée ;
ce format peut rendre le texte plus difficile à lire à l'écran, selon la
maquette de la revue, mais convient parfaitement à une sortie sur imprimante.
Vous (ou votre prestataire) aurez besoin d'un logiciel spécialisé [65]
pour créer des fichiers PDF et vos lecteurs auront besoin d'un logiciel
spécifique (néanmoins gratuit) pour les lire. Les fichiers HTML produisent une
maquette sur écran que l'utilisateur peut modifier (au même titre,
malheureusement, que le texte lui-même). Ce format facilite la lecture à
l'écran, mais les sorties sur imprimante sont de moins bonne qualité et ne reflètent
pas la version papier. Enfin, le fichier HTML est plus petit que le fichier PDF
et donc plus rapide à télécharger, ce qui peut être important si la connexion
Internet est lente.
Les
fichiers électroniques exigent un contrôle minutieux, des erreurs ayant vite
fait de se glisser dans un fichier pendant une conversion. Chaque fichier est à
marquer soigneusement, en lui attribuant au moins un nom de fichier (ou autre
identifiant) permettant d'identifier l'article ainsi que, de préférence, un
ensemble de “métadonnées” comprenant le titre, le volume et le numéro de la
revue, le titre et l'auteur de l'article, la date de publication et
l'identifiant. Si vos méthodes ont manqué de rigueur par le passé, c'est le
moment d'y mettre résolument de l'ordre !
Si vous
envisagez de publier des éditions parallèles (ex. papier et en ligne, papier et
CD-ROM), il serait plus logique de préparer le contenu en format unique
“demi-neutre” et de le convertir ensuite dans les différents formats requis.
SGML, comme son proche parent XML, est un format particulièrement intéressant à
cet égard, mais il est assez difficile à apprendre et à utiliser (des outils
disponibles dans le commerce permettent cependant de simplifier ces aspects).
Même un format traitement de texte simple comme Microsoft Word peut vous aider
à faire beaucoup.
Si vous
avez choisi de publier article par article, vos prestataires vont devoir
disposer d'un système capable d'assurer le suivi de chaque article ; ceci
risque d'accroître les coûts.
Marketing
et promotion. Le
marketing, au vrai sens de chercher à savoir ce que veut le marché avant de le
lui fournir, est aussi nécessaire aux revues électroniques qu'il ne l'est aux
revues papier. Bien qu'il soit tentant d'éclipser l'étape des études de marché,
vous seriez très mal avisé de le faire. Vous allez consulter le plus grand
nombre d'auteurs et de lecteurs possibles, mais vous allez aussi tenter de
mener des enquêtes méthodiques au moyen d'un questionnaire. Si vous considérez
l'édition électronique comme un moyen d'étendre la couverture internationale de
votre revue, vos études de marché devront avoir une dimension internationale.
Ça coûte de l'argent, mais pas autant que vous pourriez en perdre si votre
revue devait se solder par un échec. Ce processus ne doit pas s'achever après
le lancement de la revue ; vous pouvez constamment la modifier et l'améliorer,
selon l'évolution des besoins de vos auteurs et de vos lecteurs. Il est bon de
soumettre de temps en temps des questionnaires aux auteurs et aux abonnés actuels
et potentiels (de préférence par e-mail) ; les clients qui ont résilié leur
abonnement peuvent être une source précieuse d'informations concernant vos
points faibles ! Une revue électronique ne se vend pas plus par elle-même
qu'une revue papier. Vous devez vous assurer que les personnes susceptibles de
la lire ou d'y contribuer savent qu'elle existe. Il ne suffit pas d'envoyer une
plaquette d'information (beaucoup d'éditeurs affirment en effet que cette
méthode est relativement inefficace). Un publipostage électronique (à l'aide
d'une liste d'adresses e-mail adaptée) revient moins cher qu'un publipostage
postal. Réfléchissez cependant à deux fois avant d'envoyer des messages à
caractère promotionnel à des forums de discussion ; les destinataires pourraient
l'interpréter comme un manque de professionnalisme et réagir très négativement.
En revanche, de nombreux forums acceptent volontiers de recevoir de simples
informations concernant les revues disponibles.
L'essentiel
est de faire en sorte que votre revue soit connue, tant à l'échelle nationale
qu'internationale. Faites couvrir votre revue par les principaux moteurs de
recherche Internet [66].
Ceci dit, un des moyens les plus simples de faire connaître votre revue auprès
d'une communauté cible est de la faire figurer dans des banques de données
secondaires (d'indexation et résumés). Autrefois réticents à inclure des revues
exclusivement électroniques, les principaux services commencent à changer à cet
égard. Le plus important est ISI [67],
même si ses conditions d'adhésion sont assez rigoureuses et le nombre de revues
couvertes limité [68].
Identifiez toutes les banques de données qui présentent un intérêt pour la
discipline concernée et tentez de vous inscrire dans le plus grand nombre d'entre
elles. On pourra vous demander de fournir un abonnement gratuit, mais ce n'est
pas cher payé. Si vous pouvez fournir des “en-têtes” de type données
bibliographiques ou, mieux encore, des résumés, en format électronique, c'est
encore mieux. Certains services vont même jusqu'à rémunérer ce type de données
si elles peuvent leur permettre de gagner du temps et de l'argent ;
malheureusement, il n'existe pas encore de normalisation quant au format
requis. Vous devriez aussi inclure votre revue dans le répertoire Ulrich's
International Periodicals Directory [69],
la principale source de références.
Les revues
des pays en voie de développement ont particulièrement du mal à accéder aux
principales banques de données. Certains mettent en cause la qualité de
l'arbitrage collégial, l'absence d'auteurs connus et la régularité de
publication, qui sont tous des problèmes exacerbés eux aussi par le manque de
notoriété. Des services tels qu'ExtraMED, ExtraSCI et AgROM Extra (cf.
ci-dessous) font de leur mieux pour minimiser ce problème. Une conférence
organisée à Nanjing en novembre 1999 s'est penchée sur cette question. [70]
Si votre
système (ou celui de votre partenaire) répond à ces besoins, vous pouvez offrir
un accès gratuit pour une durée limitée ou un volume d'informations précis,
afin d'attirer de nouveaux abonnés. Beaucoup d'éditeurs ont diffusé leurs
revues électroniques gratuitement pendant un an ou plus, sans restriction
d'accès. Ce peut être un bon moyen de susciter de l'intérêt d'une part, et
d'obtenir de l'information en retour d'autre part, tout en sachant que les
clients vont pouvoir ensuite rechigner à payer pour un service qui était jusque
là gratuit ; si vous envisagez de rendre l'accès payant à terme, il est
préférable d'en informer les clients dès le début.
Une fois la
revue disponible en ligne, la collecte d'informations en retour auprès des
lecteurs et des auteurs peut se faire plus facilement que pour une publication
papier, Internet facilitant considérablement les communications bilatérales.
Les formulaires de commentaires en ligne, les liens directs à des adresses e-mail
et les forums de discussion sont autant d'outils d'échange efficaces de
l'information.
Ventes. Les revues papier se passent
largement, voire entièrement, de commerciaux. Les bibliothèques choisissent les
revues qu'elles souhaitent proposer à leurs usagers puis passent par un circuit
privilégié pour les acquérir. En revanche, l'octroi de licences par site pour
les revues électroniques (cf. Licence par site plus loin) nécessite des
discussions et des négociations avec chaque client ; ça prend du temps et, si
vous décidez de le faire vous-même, vous devrez probablement embaucher du
personnel qualifié dans ce domaine. L'autre solution consiste à confier cette
tâche à un service extérieur comme une agence d'abonnements ; dans ce cas, vous
devez accepter l'idée que ce service puisse négocier les tarifs en votre nom.
N'oubliez pas que le tarif abonnement bibliothèque peut couvrir plusieurs
revues ; c'est d'autant plus le cas lorsque les bibliothèques se rassemblent en
groupement.
Vendre à des
groupements de bibliothèques (et autres gros clients) est un processus
particulièrement difficile et de longue haleine, et l'éditeur qui ne possède
qu'un nombre limité de revues peut facilement se retrouver écarté. Des
initiatives sont néanmoins en cours pour aider les petits éditeurs à travailler
ensemble et offrir un éventail de revues plus large au sein d'un seul produit.
Pour surmonter ces problèmes, vous pouvez avoir intérêt à travailler avec
d'autres éditeurs de votre propre pays ou région.
Administration des abonnements/service à la clientèle. Si vous décidez de limiter l'accès (par exemple aux
abonnés payants ou inscrits, aux abonnés de la version papier ou aux membres
d'une société ou association), vous allez devoir fournir des mots de passe (ou
autres moyens de contrôle d'accès) aux nouveaux usagers, désactiver les mots de
passe des anciens usagers et veiller à ce que le système puisse identifier les
usagers autorisés au moment où ils tentent d'accéder au système. Tous ces
aspects vont se traduire par une charge administrative plus complexe que pour
une revue papier et faire appel à des compétences techniques considérables.
Dans
certains pays, la vente de revues électroniques relève de règles fiscales plus complexes
que celle des revues papier ; il peut arriver en effet qu'elle soit imposée
alors que celle des revues papier ne l'est pas. Vous devrez consulter des
spécialistes locaux pour en savoir plus.
Les clients
des revues papier n'ont pas besoin d'aide pour les utiliser ; la situation est
différente pour les revues électroniques. Certains clients vont oublier leur
mot de passe et vous devrez leur en donner un autre ou leur rafraîchir la
mémoire. D'autres vont avoir des problèmes d'accès alors que le mot de passe
qu'ils utilisent semble correct. Quand bien même vous diffuseriez votre revue
gratuitement, certains clients auront toujours des problèmes d'accès ou
d'utilisation. Vous devrez donc assurer un service d'assistance à la clientèle,
que ce soit par téléphone, par e-mail ou les deux. Vos clients seront très
irrités s'ils n'obtiennent pas rapidement l'aide dont ils ont besoin et l'idéal
serait d'assurer un service d'assistance continu pendant la journée, voire 24
heures sur 24.
Bien
entendu, si vous décidez de confier les problèmes d'accès à un intermédiaire,
tous ces problèmes seront à sa charge, moyennant un coût naturellement.
Combien peut-il vous en coûter ?
Il est
impossible de chiffrer précisément le coût d'édition électronique d'une revue ;
en revanche, vous pouvez et devez évaluer tous les coûts probables dans le
moindre détail, en prenant soin de ne sous-estimer ni le temps ni l'argent
nécessaire.4, [71],
[72],
[73],
[74]
, [75],
[76]
Temps. Désignez un responsable pour
examiner soigneusement toutes les questions soulevées dans ce papier et prendre
les décisions nécessaires. Il ne s'agit pas d'une procédure ponctuelle ; votre
revue électronique doit faire l'objet d'un suivi et d'un contrôle continus plus
poussés que pour une revue papier. Vous allez rencontrer des complications au
niveau du travail éditorial et de la production, et devoir apprendre de
nouvelles techniques et méthodes. La mise en oeuvre d'un système adapté va
prendre beaucoup de temps, et la maintenance et le développement de ce système
vont exiger des efforts continus. Si vous le faîtes vous-même, l'administration
des abonnements et le service à la clientèle demanderont également beaucoup de
travail.
Argent. La voie “exclusivement
électronique” va certes vous permettre de faire des économies de papier,
d'impression, d'entreposage et d'expédition, mais l'émergence de nouveaux coûts
peut rapidement les réduire à néant. Même si certains affirment que ce coût ne
représente qu'une fraction du coût d'établissement et d'exploitation d'une
revue papier, l'expérience de nombreux éditeurs traditionnels le réfute. Le
coût le plus important est le coût d'élaboration d'un système adapté, avec ou
sans contrôle d'accès selon que l'accès est payant ou non. Comme pour tout
système informatique, ce coût est très difficile à évaluer de façon précise et
il serait malavisé de vous donner un ordre de grandeur – beaucoup recommandent
de majorer vos prévisions (montant et nombre d'heures) de 50% ! Si vous vous
associez à un fournisseur existant, vous obtiendrez plus facilement des
chiffres précis qui seront probablement forfaitaires et non calculés sur la
base d'un pourcentage du chiffre d'affaires ; en effet, il semble que le
chiffre d'affaires dégagé par les éditeurs soit faible pendant les premières
années d'une revue électronique. Ne perdez pas non plus de vue le fait que cet
investissement n'est pas ponctuel ; l'expérience montre que ces systèmes sont
constamment à mettre à jour. Tenez-en compte dans le budget.
Vous allez
peut-être devoir prévoir au budget des frais de personnel supplémentaires pour
pallier aux tâches qui s'avéreraient plus compliquées ou plus techniques que
prévu ; les spécialistes en informatique coûtent cher, où qu'ils soient !
Il est
impossible de donner des chiffres compte tenu des nombreuses variables comme le
nombre d'articles reçus et publiés, le nombre d'abonnés, le nombre de revues
(autres que la vôtre) gérées par le système, sans parler des différences de
prix du matériel, des services et de la main-d'oeuvre au niveau local.
Toutefois, Tenopir and King4 donnent des chiffres utiles pour une
revue savante moyenne. Ils évaluent à environ 4% l'économie globale réalisée
pour une revue tirée à 500 exemplaires et estiment que les coûts augmentent d'environ
20% dans le cas d'une édition parallèle papier/électronique.
Quels sont les modèles économiques disponibles ?
Il se peut
que votre organisation ne souhaite pas récupérer ces coûts, considérant
l'édition électronique d'articles comme un service rendu à la communauté.
Beaucoup d'autres vont vouloir au minimum recouvrer leurs frais, voire dégager
des bénéfices pour financer d'autres activités. Plusieurs modèles économiques
ont actuellement cours. Certains ne peuvent s'appliquer qu'à condition de proposer
une version papier et une version électronique de la même revue. Dans tous les
cas, les choix que vous ferez en matière de tarification devront tenir compte
du type d'utilisation que vous souhaitez instaurer.
Version électronique gratuite pour tous. Ce modèle ne va pas
vous permettre, bien entendu, de recouvrer vos frais auprès des usagers. Par
contre, s'il a pour conséquence d'accroître le nombre de lecteurs (ce qui ne
peut arriver qu'à condition de mettre en oeuvre des activités de marketing et
de promotion efficaces), votre revue risque de devenir plus attrayante auprès
des publicitaires ou autres sponsors. Or, les éditeurs n'arrivent pas à
financer leurs revues scientifiques spécialisées par le seul biais de la
publicité. Beaucoup d'éditeurs limitent la gratuité de leurs revues
électroniques à une période initiale dans un but promotionnel. L'absence de
besoin de contrôle d'accès réduit le coût du système.
Paiement
par l'auteur (ou l'institution). Le modèle “gratuité des revues pour le lecteur, paiement
par l'auteur” (par exemple, en puisant dans leurs fonds de recherches) a reçu
un large écho récemment [77]
et commence à être testé. [78]
Une nouvelle variante de ce modèle consiste à faire payer les institutions
afin de rendre les résultats des travaux de tous leurs chercheurs30
consultables gratuitement. En écho au paragraphe Autres formes de
publications ci-dessus, l'Open Society Institute soutient activement
l'élaboration de modèles financiers permettant de rendre les revues accessibles
à tous gratuitement, sans diminuer la valeur ajoutée qu'elles apportent.32
Certes attrayant pour les bibliothèques et les lecteurs, ce modèle comporte des
risques pour les nouvelles revues s'il a pour effet de rebuter les auteurs. Il
convient aussi de calculer assez précisément le tarif minimum nécessaire pour
couvrir les coûts d'une part et le tarif que les auteurs pourraient juger
acceptable d'autre part. Naturellement, la possibilité pour les auteurs
d'utiliser une partie de leur bourse de recherche pour payer cette redevance
aura une influence certaine ; s'ils doivent payer de leur poche, ce modèle n'a
aucune chance de réussir. Vous pouvez aussi envisager d'utiliser ces redevances
pour baisser le tarif des abonnements au lieu de les éliminer tout simplement.3
Version électronique gratuite pour tout abonnement papier. Vous pouvez appliquer
ce modèle en permanence ou pour une période promotionnelle initiale. Vous aurez
besoin d'un système de contrôle d'accès et devrez fournir à chaque abonné un
mot de passe ou une autre forme d'identification. Prenez garde de ne pas trop
augmenter le tarif d'abonnement papier, faute de quoi les abonnés pourraient
penser (peut-être à juste titre) qu'on leur demande de financer la version
électronique, qu'ils le veulent ou non ; vous risqueriez alors de perdre des
abonnés.
Version électronique payante pour tous (tarif
identique/supérieur/inférieur au tarif papier). Vous pouvez appliquer un tarif d'abonnement différent pour
la revue électronique. S'il existe une version papier parallèle, il est bon de
réfléchir au rapport entre le tarif électronique et le tarif papier. Doit-il
être identique (le contenu acheté étant le même) ? Ou plus élevé (la version
électronique étant plus riche au niveau fonctionnel) ? Ou moins élevé (vos
coûts pouvant être moindres) ? Vous pouvez aussi accorder une réduction pour
tout abonnement papier/électronique combiné.
Version électronique proposée aux abonnés papier moyennant un
supplément. Certains éditeurs majorent d'un supplément l'abonnement
incorporant la version électronique ; ce supplément varie considérablement (de
10% à 50%, voire plus). Une autre solution consiste à offrir l'abonnement
papier comme produit supplémentaire, en proposant un tarif extrêmement réduit à
ceux qui s'abonnent à la version électronique. [79]
Abonnement
individuel. Une part importante du revenu généré par les abonnements papier
provient généralement des bibliothèques et des institutions, mais beaucoup
d'éditeurs proposent également des abonnements à tarif réduit pour les
particuliers. Vous pouvez envisager de proposer des abonnements aux
particuliers pour vos revues électroniques, sur la base des modèles décrits
plus haut. On peut soutenir en effet que les véritables avantages de la revue
électronique (accès depuis un ordinateur personnel, services étendus et
fonctionnalité accrue) sont plus attrayants pour le lecteur individuel que pour
une bibliothèque. Vous devriez cependant garder à l'esprit que si vous proposez
des abonnements aux bibliothèques, notamment sur une base de licence par site,
il se peut que les particuliers aient déjà accès à la revue électronique sur
leur lieu de travail. D'un autre côté, l'abonnement individuel à tarif réduit
peut permettre à l'usager d'accéder à la revue ailleurs que sur son lieu de
travail. Si vous proposez plusieurs types d'abonnements électroniques assortis
de divers droits ou usages autorisés, n'oubliez pas que votre système devra
pouvoir distinguer les différents types d'abonnés au moment où l'usager accède
au système.
Abonnement
membre. Les revues électroniques peuvent poser des problèmes pour les sociétés
et associations dont le revenu provient en majorité des cotisations de leurs
membres. Si l'adhésion des membres est principalement motivée par la
perspective de recevoir un exemplaire de la revue et si ces membres y ont
désormais accès par le biais d'un abonnement bibliothèque sur leur lieu de
travail, les associations risquent de voir le nombre de leurs adhérents
baisser. Les éditeurs concernés devront y réfléchir soigneusement et pourront
envisager de n'offrir des services électroniques qu'aux membres.
Vente
d'articles à l'unité.
Un argument fréquemment avancé est celui qu'un lecteur n'étant intéressé que
par certains articles, il serait préférable que ce lecteur ne puisse acheter
que les articles qui l'intéressent. Alors que le coût d'administration d'un tel
système en environnement imprimé serait prohibitif, le principe est beaucoup
plus simple par voie électronique, même s'il exige que l'éditeur dispose d'un
système capable de livrer les articles et de recueillir les règlements (sur
facture ou par carte de paiement). Un des inconvénients de ce système est le
fait que l'argent devant servir à acheter les articles se trouve généralement
dans les caisses d'une université ou autre institution, et non dans celles du
lecteur lui-même. Alors que les éditeurs craignaient que les ventes d'articles
à l'unité réduisent la demande d'abonnements, les études menées jusqu'à présent
ne vont pas dans ce sens et semblent indiquer au contraire qu'elles sont une
source de revenu supplémentaire. [80]
En revanche, en dehors du risque de baisse du revenu global de l'éditeur, cet
argent circulerait sous la forme de transactions nombreuses et de montant
faible (plus coûteuses à traiter) réparties sur l'ensemble de l'année,
contrairement à l'abonnement qui est réglé d'avance.
Licence par
site. Les universités, les entreprises et autres abonnés institutionnels préfèrent
un accès par site aux publications électroniques. L'idée de voir cet accès
limité à un ou plusieurs terminaux informatiques désignés plaît beaucoup moins.
Vous seriez donc bien avisé d'élaborer une politique de licences et un système
d'accès correspondant. La délimitation du “site” peut être difficile, notamment
lorsqu'une organisation compte plusieurs sites géographiques (à l'image d'une
grande entreprise ou d'une multinationale). La tarification est aussi un
problème spécifique, compte tenu de la diversité des organisations tant sur le
plan de la taille que du nombre d'usagers existants ou potentiels. Si votre
tarif se base uniquement sur le tarif d'abonnement papier, les petites
organisations paieront autant que les grandes, alors qu'elles n'ont pas besoin
de plusieurs abonnements ; vous pourriez ainsi perdre une partie de votre
revenu. Une méthode de tarification basée sur le nombre d'usagers peut être
plus équitable, même si le calcul du tarif à appliquer à chaque client devient
alors plus complexe. Certains éditeurs ont étudié le mode de financement de
l'institution, l'effectif enseignant et étudiant total, ou simplement celui des
départements concernés. La plupart sont arrivés à la conclusion qu'il était
plus simple de fixer un nombre relativement limité d'échelles de tarifs
établies sur la base de ces critères de mesure.
Licence
globale (groupements). Les institutions, notamment les universités, se
regroupent de plus en plus pour optimiser leurs budgets et mettre en commun
l'accès aux ressources documentaires dont elles disposent. Ce peut être un
moyen très efficace de diffuser le contenu de votre revue auprès d'une audience
plus large dans le cadre d'une seule négociation. Une fois regroupées
cependant, ces institutions deviennent de puissants négociateurs et vous devrez
veiller à bien définir vos politiques de tarification et à ne pas vendre
involontairement à perte. Il est également difficile pour un éditeur ne
disposant que d'un nombre limité de revues de vendre à des gros clients ou à
des groupements, tout comme il difficile pour le client de savoir que ces
revues existent. La procédure prend autant de temps qu'il s'agisse d'une revue
ou d'une centaine, et requiert une compétence et un savoir spécifiques. Pour
surmonter ce problème, certaines organisations tentent d'intervenir pour le
compte de nombreux petits éditeurs. [81]
Il est bon de rappeler à cet égard que l'Association of Learned and
Professional Society Publishers se penche actuellement sur la possibilité de
regrouper les revues de nombreux petits éditeurs au sein d'un produit unique.
Lorsque
vous vendez une revue papier, ce que vos clients ont ou n'ont pas le droit de
faire avec le contenu est assez clair et bien compris. En revanche, c'est moins
évident pour une revue électronique et vous avez tout intérêt à énoncer
clairement ce que vos clients peuvent ou ne peuvent pas faire dans une
déclaration que chaque client doit approuver. Cette déclaration peut intervenir
à deux niveaux. L'usager peut voir apparaître à l'écran un résumé de ce qu'il
peut ou ne peut pas faire, et vous pouvez configurer votre système de manière à
inviter l'usager à cliquer sur un bouton “Je suis d'accord” avant de lui
permettre de poursuivre. Les institutions peuvent se voir offrir un contrat de
licence plus détaillé qu'elles devront signer. Cette dernière approche permet
de négocier le cas échéant, même s'il est évident que vous souhaiterez formuler
la licence de façon à ce qu'elle puisse s'appliquer à la plupart de vos clients
et éviter des négociations individuelles longues et coûteuses.
Certaines
conditions d'utilisation vont dépendre du caractère gratuit ou payant de la
version électronique, tandis que d'autres s'appliqueront dans un cas comme dans
l'autre. Vous allez sans doute vouloir autoriser les usagers à rechercher,
extraire et imprimer des articles de la revue ; vous pouvez leur permettre ou
non d'enregistrer les articles électroniquement sur leur propre ordinateur.
Vous devrez aussi décider si vous souhaitez autoriser les usagers d'une
institution abonnée à réexpédier des articles, notamment par voie électronique,
à des personnes extérieures ; certains éditeurs l'autorisent de façon limitée,
au cas par cas. Il est peu probable que vous autorisiez les usagers à vendre
des articles ou à les redistribuer de façon systématique à grande échelle, ou à
mettre la totalité ou même une partie du contenu en ligne sur d'autres sites
Internet.
Alors
que vous allez probablement exiger une signature ou autre forme d'acceptation
des conditions énoncées, notamment si la revue est payante, le recours à des
moyens électroniques pour veiller à leur application présente peu d'intérêt sur
le plan économique, compte tenu du coût élevé des technologies nécessaires. Une
culture de confiance et d'honnêteté prévaut encore généralement dans les
milieux universitaires et scientifiques.
Des travaux
très utiles ont permis de produire des licences types, ou licences-cadres, qui
vous aideront à rédiger une licence adaptée à vos revues. Produites en
concertation avec des éditeurs et des consommateurs, ces licences types
s'efforcent de répondre aux préoccupations de chacun. Vous seriez malavisé
d'utiliser ces licences en l'état, sans examiner soigneusement les implications
des diverses options qu'elles présentent ; en revanche, elles peuvent vous
faire gagner du temps au niveau de la rédaction et vous permettre d'éviter des
omissions. Certaines universités et autres organisations ont également formulé
des principes sur ce qu'il faut attendre d'une licence. [82]
C'est le cas par exemple de principes formulés au Royaume-Uni par un groupement
de bibliothécaires universitaires et d'éditeurs. [83] Le site
LibLicense [84] fournit
également des informations très utiles concernant l'octroi des licences et les
licences elles-mêmes, et vous permet de participer à des débats intéressants.
Certaines universités et autres institutions ont émis par ailleurs des recommandations
en matière de licences et ce que vous pouvez en attendre.84 Si vous pouvez éviter de rédiger entièrement votre propre
licence, tant mieux : utilisez toutes les ressources qui sont à votre
disposition pour glaner des formulations utiles et les incorporer dans votre
propre licence. Une grande partie des documents cités sont diffusés librement
dans ce but.
Certains
éditeurs n'exigent plus de leurs clients qu'ils signent une licence, mais
indiquent clairement sur le site de la revue ce que le client peut faire et ne
pas faire. Cette méthode n'a révélé aucun problème jusqu'à présent et permet à
chacun de gagner du temps et de l'argent. [85], [86]
Ces
informations n'ont pas pour objet de vous dissuader de publier une revue
électronique; il se peut très bien que ce soit le meilleur moyen d'atteindre vos
objectifs. Si, après avoir pesé le pour et le contre, vous décidez de vous
lancer dans l'édition électronique, il est à espérer que cette brève
introduction, ainsi que les nombreuses informations contenues dans cet ouvrage,
mettront toutes les chances de succès de votre côté.
Bibliographie
de publications savantes électroniques http://info.lib.uh.edu/sepb/sepb.html
(6-5-02)
Liens de
publications savantes électroniques http://info.lib.uh.edu/sepb/sepr.html
(6-5-02)
Index
thématique de sources d'informations électroniques http://library.usask.ca/~dworacze/SUB_INT.HTM
(6-5-02)
Je remercie
les nombreux amis et collègues qui m'ont fait profiter, au fil des années, de
leur savoir et de leur expérience. Je tiens à remercier particulièrement Cliff Morgan,
Don King et Andrea Powell pour leur précieuse contribution à ce chapitre.
[1] Voir, par exemple, http://www.espere.org (6-5-02)
[2] Swan, Alma and Brown, Sheridan, Authors
and Electronic Publishing, ALPSP, Worthing, 2002 ; résumé disponible à
l'URL http://www.alpsp.org/pub5.htm (6-5-02)
[3] Baldwin, Christine and Pullinger,
David, `What readers value in academic journals', Learned Publishing,
Vol 13 No 4 (Oct. 2000) pp. 229-240. Egalement disponible à l'URL http://www.catchword.com/alpsp/09531513/v13n4/contp1-1.htm (6-5-02)
[4] Tenopir, Carol and King, Donald W, Towards
Electronic Journals: realities for scientists, librarians and publishers, Special
Libraries Association, Washington DC, 2000
[5] King, Donald W and Tenopir, Carol,
'Evolving journal costs: implications for publishers, libraries and readers', Learned
Publishing, Vol 12 No 4 (Oct. 1999) pp 251-258. Egalement disponible
gratuitement à l'URL http://www.catchword.com/alpsp/09531513/v12n4/contp1-1.htm
(6-5-02)
[6] Halliday, Leah and Oppenheim,
Charles, Economic Models of the Digital Library, Loughborough
University, Loughborough, 1999. http://www.ukoln.ac.uk/services/elib/papers/ukoln/emod-diglib/final-report.pdf
(6-5-02)
[7] Halliday, Leah and Oppenheim,
Charles, 'Economic Models of Digital-Only Journals', Serials, Vol 13 No
2 (2000) pp 59-66.
[8] Shaw, Dennis & Moore, Howard
(eds), Electronic Publishing in Science: proceedings of the joint ICSU
Press/UNESCO expert conference, February 1996, ICSU Press/UNESCO, Paris,
1996 ; également disponible à l'URL http://associnst.ox.ac.uk/~icsuinfo/confproc.htm (6-5-02)
[9] Boyce, Peter, divers articles sur
Internet Society (), l'édition électronique () et dans Serials Review
(6-5-02)
[10] Baron, Joel, 'Why we need
information identifiers', Learned Publishing, Vol 10, No 2 (1997) pp
132-134. Egalement disponible gratuitement à l'URL http://www.catchword.com/alpsp/09531513/v10n2/contp1-1.htm
(6-5-02)
[11] Paskin, Norman, 'Information
Identifiers', Learned Publishing, Vol 10, No 2 (1997) pp 135-156
(comprend un glossaire pratique). Egalement disponible gratuitement à l'URL http://www.catchword.com/alpsp/09531513/v10n2/contp1-1.htm
(6-5-02)
[12] Paskin, Norman, 'E-citations:
actionable identifiers and scholarly referencing', Learned Publishing,
Vol 13 No 3 (2000) pp159-168. Egalement disponible gratuitement à l'URL http://www.catchword.com/alpsp/09531513/v13n3/contp1-1.htm
(6-5-02)
[13] Voir aussi http://www.doi.org/about_the_doi.html(6-5-02)
[14] Voir http://www.crossref.org/faqs.htm
(6-5-02)
[15] Voir http://www.leeds.ac.uk/cedars/documents/CIS05.htm
(6-5-02)
[16] Russell, Kelly, Weinberger, Ellis
and Stone, Andy, 'Preserving digital scholarship: the future is now', Learned
Publishing, Vol 12 No 4 (1999) pp 271-280. Egalement disponible gratuitement à
l'URL http://www.catchword.com/alpsp/09531513/v12n4/contp1-1.htm
(6-5-02)
[17] Butler, Declan, 'Writing is on the
web for science journals in print', Nature, Vol 397 No 6716 (21 Janv. 1999) pp
195-200. Egalement disponible gratuitement pour les abonnés, ou en vente, à
l'URL http://www.nature.com/nature
[18] Voir bibliographies JSTOR à l'URL http://www.jstor.org/about/bibliography.html (6-5-02)
[19] Morris, Sally, `Archiving
Electronic Publications: what are the problems and who should solve them?', Serials
Review, Vol 26 No 3 (2000), pp 65-68 ; également disponible à l'URL http://www.alpsp.org/arcsm00.pdf (6-5-02)
[20] Voir http://lockss.stanford.edu/projectdescfaq.htm (6-5-02)
[21] Voir http://www.nla.gov.au/padi/ (6-5-02)
[22] Voir http://www.erpanet.org (6-5-02)
[23] Voir http://minos.bl.uk/gabriel/fep
(6-5-02)
[24] Un résumé des travaux est
disponible à l'URL l'URL http://www.alpsp.org/htp_arc.htm (6-5-02)
[25] Voir http://www.publiclibraryofscience.org
(6-5-02)
[26] Voir liste à l'URL http://www.freemedicaljournals.com (6-5-02)
[27] Voir http://xxx.lanl.gov (6-5-02)
[28] Voir http://www.pubmedcentral.nih.gov
(6-5-02)
[29] Voir http://www.e-biosci.com (6-5-02)